Concur Expense: 同席者

設定ガイド

最終更新日: 2023年6月28日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Travel
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Invoice
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Request
 Professional/Premium edition
 Standard edition

目次

セクション 1: アクセス許可 1

セクション 2: 概要 1

すべての Concur Expense ユーザーが利用可能な同席者機能 1

追加設定可能な同席者機能 1

一般設定オプション 1

同席者タイプの設定 2

ポリシーおよび経費タイプの設定 2

「経費グループ」に特有の機能 3

その他の設定オプション 3

セクション 3: ユーザーへの表示 - [経費精算レポート] ページ 3

お気に入りの同席者または同席者グループを経費に追加 5

お気に入りの同席者を追加する 5

同席者グループを追加する 7

申請から同席者をコピー（Concur Request から） 7

同席者の検索 9

メール アドレスと国で従業員を検索 10

会社のすべての従業員を検索対象にする 11

自分のチームの従業員の検索 12

最近使用した同席者を利用する 13

同席者の詳細を編集または閲覧する 14

金額の編集と表示 15

金額を表示する 15

金額を変更する 16

Concur Expense モジュールが金額を分配および再分配する方法 17

同席者を新規作成する 17

経費から同席者を削除する 19

同席者グループを作成する 20

「欠席」を使用する 20

無記名の同席者の人数を入力する 21

明細情報を同席者にコピーダウンする 22

重要事項 22

その他の同席者情報 23

経費リスト 23

その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示 24

列の変更 24

例 - フィールドの追加 24

同席者の個人インポート機能を使用する 25

セクション 4: ユーザーへの表示 - プロファイル ページ 29

同席者タブ 29

同席者を新規作成する 31

同席者情報の編集 31

同席者の削除 / 非表示 32

同席者の検索 32

同席者グループ タブ 32

お気に入りの同席者グループの作成 32

グループの編集 34

グループを削除する 35

ほかのユーザーにグループのコピーを送る 35

同席者の詳細表示 36

セクション 5: 代理、プロキシ、承認者、および経費処理者 37

代理およびプロキシ 37

グループ別に制限された同席者タイプ 37

承認者および処理者 37

グループ別に制限された同席者タイプ 38

セクション 6: 設定 - 概要と手順 38

オプション別の手順 38

基本的な設定手順 40

ステップ 1: 同席者のフォームとフィールドを定義する 41

概要: 同席者のフォームとフィールド 41

手順: 同席者のフォームとフィールドの設定 47

繰り越しを設定するには: 50

ステップ 2: 経費エントリ フォームをコピーダウン用に編集する 52

概要: コピーダウン 52

手順: 同席者フィールドの修正 52

手順 : 経費タイプに対する明細フォームの検証 54

ステップ 3: 同席者の詳細表示を設定する 55

概要: 同席者の詳細表示 55

手順: 表示の設定 56

ステップ 4: 同席者に関連する経費タイプを編集する 60

概要 : 同席者数の設定について 60

同席者数を表示先へ移動する 62

手順: 経費タイプの編集 62

概要: 経費タイプごとに同席者タイプを制限する 64

手順: 除外することで経費タイプに対する同席者タイプを絞り込む 65

概要: 経費タイプの既定の同席者タイプを設定する 67

手順: 経費タイプに対する既定の同席者タイプを設定する 67

概要: 経費タイプごとに [新規の同席者] ボタンを非表示にする 69

手順: 経費タイプごとに [新規の同席者] ボタンを非表示にする 69

ステップ 5: その他の同席者タイプの追加およびその他の同席者設定 70

概要: 同席者タイプ 70

手順: 同席者タイプを設定する 72

概要: 設定 76

手順 : 設定の構成 78

概要: ユーザー グループ別の同席者タイプ 81

手順: ユーザー グループ別の同席者タイプを設定する 81

ステップ 6: 同席者検索に会社の全従業員を含める 83

手順: パート 1 - 同席者レコードの自動生成が有効になっているか確認する 84

手順: パート 2 - 同席者タイプと従業員の同席者レコード 84

手順: パート 3a - すべての Concur ユーザーの場合、[従業員] 同席者タイプを非アクティブ化する 86

手順: パート 3b - 新しい同席者タイプを追加する 87

手順: パート 4 – SYSEMP 同席者タイプの設定 88

重要: 非従業員の SYSEMP 92

ステップ 7: 同席者の監査ルールを作成する 95

ステップ 8: 私的な同席者のインポートを設定する 95

概要: 私的インポート 95

手順: パート 1 - 基本テンプレートを生成する 95

手順: ステップ 2 – ワークシートの編集 97

手順: パート 3 - カスタマイズしたワークシートをアップロードする 100

手順: Excel でドロップ リストを作成する 102

ステップ 9: 同席者のリストをインポートする 103

重要: 既存のシステムで同席者のインポートを使用する 104

外部 ID - インポートによる変更と削除に必須 104

セクション 7: 経費エントリに関連する同席者情報の履歴を維持する 105

概要 105

設定変更を依頼する 106

セクション 8: 既存のシステムに同席者のインポートを実装するヒント 106

ユーザー入力のリストから同席者の管理リストへの変更 106

同席者としての従業員を同席者の管理リストに変更する 107

セクション 9: 付録 - 特別な状況 / フォーム / フィールド 108

フィールド: 選択済フィールドの特別な条件 108

レポート キー 108

改訂履歴

同席者

アクセス許可

この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス許可がない場合は、社内の SAP Concur 管理者にお問い合わせください。

さらに、このガイドに記載されている作業は SAP Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて SAP Concur サポートにご依頼ください。

概要

会議費や交際費などの一部の経費タイプでは、企業としての理由または法的な理由から、その経費に関連するすべての同席者を Concur Expense ユーザーが特定することが必要になる場合があります。それぞれの同席者を個別にリストしなければならない場合や、人数を入力するだけでよい場合もあります（無記名の同席者数）。

このガイドでは Concur Expense ユーザー、承認者、代理人、プロキシが同席者機能を使用する方法を説明しています。また、管理者がこの機能を設定する方法についても説明します。

すべての Concur Expense ユーザーが利用可能な同席者機能

Concur Expense ユーザーは、基本的な同席者機能を使用して同席者の追加、編集、表示、および削除ができます。

追加設定可能な同席者機能

ユーザーの利便性向上のため、または会社にとって必要な同席者情報を収集しやすくするために、管理者が設定で追加できる豊富な機能を備えています。

一般設定オプション

一般設定オプションには以下が含まれます。

• 同席者固有のカスタム フィールド 20 個
• 過去 1 年間の同席者総額を追跡する機能

同席者タイプの設定

各「同席者タイプ」に特有の設定は次のとおりです。

• 同席者としてレポートに追加するため、会社の全従業員を同席者検索機能で有効にする
• 同席者タイプ別に異なる同席者フォームを用意する
• 同席者リストを共有または非公開にする
• Concur Expense への新規の同席者の入力をユーザーに許可する
• 一部の同席者タイプを除外し、残りの同席者タイプのみを表示することによって、経費タイプに利用できる同席者タイプを限定する
• 経費タイプに対する既定の同席者タイプを設定
• 定義済みの同席者タイプに対し、同席者を特定して個別に入力する代わりに人数（無記名の同席者数）の入力を許可する（同様の名前の経費タイプやポリシーの設定と併せて使用します）
• ユーザーが Concur Expense に新しい同席者を追加したとき、Concur Expense にレコードの重複をチェックさせる
• 同席者セクションで利用できる検索基準を定義する
• 同席者の検索と外部ソースからのインポートをユーザーに許可する
• http://developer.concur.com の「Fetch Attendee Web Service」の情報をご参照ください。

ポリシーおよび経費タイプの設定

各「ポリシーおよび経費タイプ」に特有の設定は次のとおりです。

• 各同席者に割り当てた経費の金額をユーザーに表示する
• 各同席者に割り当てた経費の金額の編集をユーザーに許可する
• 招待したが、参加しなかった同席者（「欠席」）の使用をユーザーに許可する
• 定義済みの経費タイプやポリシーに対し、同席者を特定して個別に入力する代わりに人数（同席者数）の入力を許可する（同様の名前の同席者タイプの設定と併せて使用します）。
• 既定で同席者として Concur Expense ユーザーを含める
• 経費タイプに対する [新規の同席者を追加] ボタンを非表示にする

「経費グループ」に特有の機能

「経費グループ」に特有の機能は次のとおりです。

• このグループが使用できる同席者タイプ
• 変更可能な同席者リストの情報の表示（表示できる列）
• 同席者総額と頻度に関連する監査ルール

その他の設定オプション

その他の設定オプション

• ほかのアプリケーションからの同席者リスト インポートを管理者に許可する
• （Excel ワーク シートを使用した）特定の経費への同席者のインポートをユーザーに許可する
• 同席者の検索中に [自分のチーム]（直接レポートまたは同じ承認者のユーザー）タブを表示する

ユーザーへの表示 - [経費精算レポート] ページ

このセクションでは、ユーザーが [経費精算レポート] ページを使用して行うことができる作業について説明します。作業の多くは、ユーザーの [プロファイル] ページでも行うことができます。[プロファイル] ページについては本ガイドの「ユーザーへの表示 - プロファイル ページ」をご参照ください。

経費タイプに同席者が必要な場合、[同席者] リンクは、経費の [詳細] タブに表示されます。

ユーザーは [同席者] で以下の操作を行えます。

• 既存の同席者または同席者グループを経費に追加する
• 既存の同席者または同席者グループを検索する
• お気に入りの従業員や過去に使用した従業員だけでなく、会社に存在する任意の従業を追加する（設定により変更可能）
• 同席者の情報を編集、または表示する
• 同席者を新規作成する（設定変更可能）
• 同席者グループを作成する
• 経費から同席者を削除する
• 「欠席」を使用する（設定により変更可能）
• 人数を入力する（無記名の同席者の人数。設定により変更可能）
• 同席者を経費にインポートする（Excel ワーク シートを使用。設定により変更可能）
• 外部ソースから同席者を検索およびインポートする（設定により変更可能）

1. 本ガイドの設定セクションで説明しているとおり、ユーザーは同席者を作成、編集、表示、または検索することができ、管理者は同席者を同席者タイプごとに制限することができます。

お気に入りの同席者または同席者グループを経費に追加

同席者または同席者グループがすでにユーザーのお気に入り（[プロファイル] > [プロファイル設定] > [申請の設定] > [お気に入りの同席者]）に登録されている場合に、お気に入りの同席者や同席者グループを経費に追加する方法が 2 つあります。

お気に入りの同席者を追加する

お気に入りの同席者は [同席者] ページの [最近使用した同席者] と [同席者グループ] の 2 つのタブから経費に追加することができます。

最近使用した同席者タブ

まず、[同席者] リンクをクリックして、[同席者] ページの [追加] をクリックします。[最近使用した同席者] タブをクリックできるようになります。

最近使用した経費に追加された同席者のリストが表示されます。[すべての同席者履歴を検索] リンクをクリックすると、最近使用したすべての同席者のリストを表示したり、検索したりすることができます。

同席者グループ タブ

まず、[同席者] リンクをクリックして、[同席者] ページの [追加] をクリックします。[同席者グループ] タブをクリックして、[お気に入り] リンクをクリックすると、すべてのお気に入りの同席者のリストを追加したり、検索したりすることができます。

[お気に入り] ページでは、同席者の追加や検索を行い、同席者を経費に追加できます。

お気に入りの同席者の検索

最近使用した同席者やお気に入りの同席者を検索するために、[お気に入り] ページから [検索] フィールドを使用できます。

[検索] フィールドにアクセスするために、以下のリンクを使用できます。

• [最近使用した同席者] タブから、[すべての同席者履歴を検索] リンクをクリックする
• [同席者グループ] タブから、[お気に入り] リンクをクリックする

[検索]フィールドでは、同席者の名前を 1 文字以上入力して検索できます。同席者を選択して、[リストに追加] をクリックすると、経費の同席者リストに追加できます。

同席者グループを追加する

1 つ以上のグループを選択して [リストに追加] をクリックすると、[同席者グループ] タブから同席者グループを追加できます。

申請から同席者をコピー（Concur Request から）

ユーザーは経費精算レポートに関連する申請の同席者を、経費エントリに直接コピーすることができます（そのエントリが同席者を許可している場合）。

申請を開いた状態で、[経費精算レポートの作成] ボタンをクリックして、経費精算レポートに申請を追加します。

Concur Expense が申請エントリに同席者が含まれていることを検知すると、自動的に申請から経費エントリに直接コピーし、入力にかかる時間を節約します。また、申請からコピーした同席者は、もともと Concur Expense に存在する同席者と同様の取り扱いができます。ユーザーが変更を加える場合は、[同席者] リンクをクリックすると、申請からグループを追加、削除、作成したり、同席者をコピーしたりすることができます。

同席者の検索

同席者を追加するために [追加] をクリックすると、[同席者の追加] ページで [詳細な検索オプション] をクリックして検索結果を絞り込むことができます。

適切な同席者タイプを選択し、名前などの一部を入力したら [検索] をクリックします。検索結果が表示されます。同席者を選択してから [リストに追加] をクリックすると、経費の同席者リストにその同席者を追加できます。

1. Concur Expense で同席者を検索する場合、検索結果には約 5,000 件の制限があります。そのため、検索結果は検索で返された最初の 5,000 名の同席者に限定されることになります。
   
   Fetch Attendee Web Service を使用して同席者を外部ソースで検索する場合は、Fetch Attendee Web Service の同席者の検索結果は同席者 100 件に制限されます。このシナリオでは、検索結果は検索で返された最初の 100 名の同席者に限定されます。詳しくは、http://developer.concur.com の「Fetch Attendee Web Service」をご参照ください。

メール アドレスと国で従業員を検索

従業員の同席者の既定の詳細検索表示には、[メール アドレス] フィールドと [国] フィールドが自動的に追加されます。これらのフィルター オプションにより、ユーザーは検索結果を絞り込み、従業員の特定を正確かつ効率的に行えます。

このフィルターは以下の場合に役立ちます。

• 特に姓名が同じ従業員の正確な識別
• 同席者の検索に非アクティブな従業員を任意で含める

1. この機能は、従業員 (SYSEMP) の同席者タイプに固有であり、顧客や配偶者などの他の同席者タイプには適用されません。

詳細な検索パラメータを選択することに加えて、[名]、[姓]、または [メール アドレス] フィールドのいずれかを選択する必要があります。これらのフィールドに入力すると、検索が最適化され、関連する結果を返すために使用される条件が絞り込まれます。

検索が実行されると、検索結果ページには [国] 列も含まれ、検索によって返された同席者に関連付けられている国が表示されます。

[メール アドレス] フィールドと [国] フィールドを検索可能なフィールドとして自動的に表示するには、[同席者タイプ] リストで選択した [従業員] オプションを SYSEMP に対応付けする必要があります。

[同席者] 設定の [同席者として従業員の自動作成を許可 (SYSEMP 同席者タイプ)] が有効になっていると、この機能は自動的に表示されます。この設定は、固有のビジネス ニーズを満たすために実装中に明示的に無効化されていない限り、通常は有効化されています。

• この設定を有効化する方法については、このガイドの「設定 - 概要と手順」セクションのステップ 6 を参照してください。

任意の設定

従業員の同席者タイプ（SYSEMP）の同席者フィールドにコピーダウンを設定できるようになりました。

従業員レコード上に同席者の検索時に便利なフィールド（コスト センター、法人、オフィスの所在地など）がある場合、管理者は従業員レコードから同席者レコードへのコピーダウン機能を使用して追加のフィールドを設定できます。これにより、従業員の検索や、経費にリンクされた同席者の表示に使用する追加情報が提供されます。

この新しいコピーダウン オプションを使用すると、SYSEMP 同席者タイプの同席者データを更新するために同席者インポートを使用する必要がなくなるため、従業員の同席者の管理を簡素化できます。

• 管理者は、すべての経費同席者フォーム、特に SYSEMP 同席者タイプで参照される従業員の同席者フォームのコピーダウン設定のフォーム フィールド設定を確認することを強くお勧めします。
• 管理者は、[経費精算の管理] ページからアクセスできる [構成レポート] > [同席者フォーム] リンクも参照してください。

会社のすべての従業員を検索対象にする

同席者として選択し、追加するために会社のすべての従業員を検索するようシステム設定することができます（同時にその従業員に対して同席者レコードを自動生成します）。この機能を設定するには（まだ利用できる状態になっていない場合は）、本ガイドの「設定」セクションの「同席者検索ですべての従業員を対象にする」をお読みください。

1. 外部ソースから同席者を検索して Concur Expense にインポートすることができます。http://developer.concur.com の「Fetch Attendee Web Service」の情報をご参照ください。

自分のチームの従業員の検索

このシステムは [同席者を検索] タブに [自分のチーム] リンクを表示するように設定できます。[自分のチーム] には以下の方法によって、そのユーザーに関連する従業員のグループが表示されます。

• そのユーザーと同じ直接承認者を持つ従業員
• そのユーザーに直接経費精算レポートを提出する従業員

1. この機能は従業員の同席者タイプ (SYSEMP) が共有リストとして設定されている必要があります。詳しい情報は、本ガイドの「同席者検索に会社の全従業員を含める」セクションをご参照ください。

Concur Expense はチームの構造を決定するのに承認階層の構成を利用しています。代理には、代理元のユーザーのチーム メンバーが [自分のチーム] に表示されます。代理本人のチームではありません。

最近使用した同席者を利用する

[同席者] ページで [追加] をクリックすると、[最近使用した同席者] タブが自動的に表示されます。

同席者の全リストを確認するために、ページ下部で [すべての同席者履歴を検索] をクリックできます。

同席者を 1 人または複数選択し、[経費への追加] をクリックします。

同席者の詳細を編集または閲覧する

ユーザー本人が Concur Expense に追加した同席者に限り、同席者情報を編集することができます。それ以外の同席者は、情報の閲覧は可能ですが、編集できません。

[同席者] セクションで目的の同席者の名前をクリックします。[同席者の詳細] ダイアログが表示されます。

編集が完了したら、[保存] をクリックします。

このページには次の情報が（読み取り専用で）表示されます（上図には表示されていません）。

• 監査ルールの規定外フラグ メッセージ: この同席者に監査ルールの規定外フラグが立った場合
• 総計（下記は例の一部です）:
• 当年度の総額（当年度に会社が当該の同席者に対して支払った総額）
• 前年の総額（前年に会社が当該の同席者に対して支払った総額）
• 当年度の従業員金額（当年度に現在のユーザーが当該の同席者に支払った総額）
• 前年の従業員金額（前年に現在のユーザーが当該の同席者に対して支払った総額）

次の点にご注意ください。

• 同席者ごとの総額は、このオプションが設定された時点で集計を開始します。それ以前の経費に遡って含めることはありません。ただし、同席者の管理リストをインポートするユーザーのために、新しい同席者レコードを作成するときに当年度の総計をインポートすることもできます。
• 同席者のインポートについて、詳しくは本ガイドの設定セクションの「同席者のリストをインポート」をご参照ください。
• 設定によって、これらの総額をユーザーに表示するかどうか変更可能です。本ガイドの設定セクションで説明しています。
• ユーザーに表示される同席者タイプは設定により変更可能です。本ガイドの設定セクションで説明しています。
• 同席者情報の表示と編集はユーザーが [プロファイル] で設定することができます。本ガイドの「ユーザーへの表示 - プロファイル ページ」をご参照ください。

金額の編集と表示

金額を表示する

設定によって、同席者に割り当てた金額をユーザーが編集できるかどうか、あるいは閲覧できるかどうかを変更することができます。本ガイドの設定セクションで説明しています。

読取専用の総額を表示した同席者セクション:

編集可能な総額を表示した同席者セクション:

1. この画面に多くの追加フィールドがある場合は、[同席者数] 列を左に移動するとノート パソコンやネットブック デバイスでも見やすくなります。 [フォームとフィールド] > [フォーム フィールド] タブで調整できます。

金額を変更する

経費に同席者が追加されると、システムが自動的に経費の金額を同席者に均等に分配します。

設定によりユーザーに金額の編集が許可されている場合は、[金額] の列をクリックすると必要に応じて値を変更することができます。

[金額] の列の外側をクリックすると、Concur Expense は経費の残金を残りの同席者に均等に再分配します。

Concur Expense モジュールが金額を分配および再分配する方法

金額を変更するときは、次の点にご注意ください。

• Concur Expense は最初に経費の金額を同席者に均等に分配します。つまり、経費金額が 100 ドルで 2 人の同席者がいる場合は、各同席者に 50 ドルずつ分配します。
• 同席者を追加したり削除したりすると Concur Expense は金額を再分配します。先の例では同席者を 1 人削除すると、残りの同席者に 100 ドルすべてが割り当てられます。もう 1 人の同席者を追加すると（つまりまた 2 人に戻る）、Concur Expense はそれぞれ 50 ドルずつに再分配します。
• ユーザーが手動で金額を変更した場合、Concur Expense による再分配は行われません。
• たとえばユーザーが同席者 A の金額を 30 ドルに編集すると、Concur Expense は同席者 B の金額を 70 ドルに再分配します。同席者 C を追加した場合、Concur Expense は 70 ドルを同席者 B と C に再分配し、同席者 A の金額は 30 ドルのまま変更しません。
• たとえば同席者 A の金額をユーザーが 30 ドルに、 同席者 B の金額を 70 ドルに手動で編集したとします。同席者 C を追加した場合、Concur Expense は同席者 C にゼロを割り当てます。ユーザーは同席者 C のの金額を手動で調整する必要があります。Concur Expense は同席者 A や B の金額を自動的に変更することはありません。
• 私費としてマークされた経費や、明細化された経費の「親」にあたる部分は編集することができません。
• Concur Expense が金額やコピーダウンを取り扱う方法についての情報は、本ガイドの「明細情報を同席者にコピーダウンする」をご参照ください。

同席者を新規作成する

[同席者] タブで、[同席者の新規作成] リンクを使用して同席者を作成することができます。

[同席者の新規作成] ダイアログが表示されます。

[同席者タイプ] リストの中から目的のタイプを選択します。ページが更新され、選択した同席者タイプに対応するフィールドが表示されます。

残りのフィールドを完成させ、[保存] または [保存してさらに追加] をクリックします。

Concur Expense が同席者の重複をチェックします。重複らしき同席者が見つかると、既存の同席者情報を使用するか（追加した同席者は同一人物である）、または同席者の追加を続けるか（追加した同席者は同一人物ではない）、いずれかを選択するようユーザーに促します。

新しい同席者が経費に追加されます。また、ユーザーのお気に入りリストにも追加されます。

次の点にご注意ください。

• ユーザーは、レポートや申請に追加された同席者のタイプを変更することができます。変更することができるのは、システムに値が取り込まれてからレポートや申請が提出される時点までです。
• 同席者の重複タイプ チェックは同じタイプの同席者に限定されています。ただし、[経費精算の管理] > [同席者] > [設定] タブでチェックの範囲をすべての同席者タイプに拡張することができます。
• 「繰り越し」を実装するかどうかも選択できます。これはコピーダウンとよく似ていますが、ユーザーが同席者を追加するときに、会社名などのデータをある同席者からほかの同席者へとコピーするものです（本ガイドの設定セクション参照）。
• 設定によって、ユーザーが新しい同席者を追加できるかどうか変更することができます（本ガイドの設定セクション参照）。

既定では、[新規の同席者] ボタンはユーザーの画面に表示されます。管理者は、[同席者] セクションでこのボタンを非表示に設定して、ユーザーに同席者を追加させないようにすることができます。そうすることにより、確実にユーザーは先に同席者を検索し、システムにその同席者がいないことを確かめることができます。

1. このオプションは、[新しい経費]（または [経費]）タブの [同席者] セクションにのみ適用されます。その他の同席者リスト（プロファイルのお気に入りなど）にある [新しい同席者] のボタンには影響ありません。

経費から同席者を削除する

目的の同席者のチェック ボックスを選択し、[削除] をクリックします。同席者が経費から削除されます。

同席者を経費から削除しても、ユーザーのお気に入りリストからは削除されません。金額が再分配されます。詳しくは、本ガイドの「Expense が金額を分配、再分配する方法」をご参照ください。

同席者グループを作成する

ユーザーは経費精算レポートにある既存の経費を使って同席者グループを作成することができます。レポートは提出、未提出を問いません。これを行うには、目的の同席者を複数選択して [グループの作成] をクリックします。

[グループの作成] ダイアログでグループ名を入力し、[保存] をクリックします。

1. グループ名は一意である必要はありません。

• 同席者グループはユーザーが [プロファイル] で作成することもできます。本ガイドの「ユーザーへの表示 - プロファイル ページ」をご参照ください。

「欠席」を使用する

ユーザーは同席者を欠席扱いにすることができます。たとえば、3 人の同席者がいるイベントが企画され、300 ドルで前払いしたと仮定します。この場合、各同席者には 100 ドルずつ割り当てられます。ところが、同席者のうち 1 人が直前にキャンセルしたため、2 名だけ参加しました。既定では、2 名の同席者にそれぞれ 150 ドルずつ割り当てられてしまいます。ただし、[欠席] 機能を使えば、1 人の欠席によってその他の 2 名が正しく 100 ドルずつになることを明示することができます。

「欠席」を使用しないときの総計:

「欠席」を使用したときの総計:

残りの 100 ドルは欠席した同席者に割り当てられません。また、年間総計にも影響を与えません。

この欠席機能は、私費としてマークされた経費や、明細化された経費の「親」にあたる部分には使用することができません。

1. 設定によって、ユーザーが欠席機能を使用できるかどうか変更することができます。本ガイドの設定セクションで説明しています。

無記名の同席者の人数を入力する

各同席者を個別にリストする代わりに、同席者の人数のみを入力することが認められている場合もあります。たとえば、ユーザーがある医師に贈答品を1点と、その医師の事務所の従業員に対し、「共同」の贈答品を 1 点購入したとします。

1. すべての同席者を個別に入力する代わりに人数の入力がユーザーに認められているかできるかどうかは、経費タイプまたはポリシー、および同席者タイプで定義されます。本ガイドの設定セクションで説明しています。

明細情報を同席者にコピーダウンする

同席者を含むある経費が明細化されていて、かつ明細に同席者をコピーダウンするようシステム設定されていると仮定します。その場合、同席者のある明細には親経費から同席者がコピーダウンされます。最初に明細を作成するとき、親経費に存在する同席者が明細にコピーされます。ユーザーが親経費の同席者に変更を加えた場合（たとえば同席者を 1 名追加）、ユーザーは明細にも変更をコピーするかどうかシステムから確認されます。

この例には 3 名の同席者がおり、明細（150 ドル）の 3 分の 1 （50 ドル）ずつ分配されています。

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ユーザーが第 4 の同席者を親経費に追加すると、明細は自動的に調整されます。この例では、各同席者に明細の 4 分の 1（37.50 ドル）が割り当てられます。

重要事項

Concur Expense が 4 番目の同席者を明細に追加するとき、個別の同席者の金額を（3 名の同席者から）取り戻して加算し、4 で割ります。ユーザーが手動で金額を調整している場合は、もう一度ご自身で調整する必要がありますのでご注意ください。Concur Expense は金額を均等に分配する動作しか行わないためです。

1. 設定によって、金額をコピーダウンするかどうか変更することができます。本ガイドの設定セクションで説明しています。

その他の同席者情報

経費リスト

同席者のサマリーのポップ アップを表示する [同席者] リンクをクリックすると、経費精算レポート ページに同席者情報を表示できます。

[同席者の表示] リンクをクリックすると、同席者の詳細なリストと件数や総額が表示されます。

その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示

列の変更

Concur Expense には、[同席者] セクションのように、同席者の情報が表になっている画面がいくつかあります。

この表には、既定で同席者名、タイプ、会社、および役職が表示されます。管理者はこの情報をカスタマイズすることができます。管理者は以下のいずれかを追加できます。

• 名
• 姓
• ミドルネームの頭文字
• サフィックス
• カスタム 1 - 20
• 同席者エントリ カスタム 1 - 5
• 前年の合計金額
• 当年度の総額
• 同席者数
• ステータス（オーストラリアおよびニュージーランドにおける付加給付税機能で主に使用）
• 詳しくは、設定ガイド「Concur Expense: Fringe Benefits Tax (FBT)」をご参照ください。

新しい「表示」設定が作成されると、これをひとつまたは複数の Concur Expense グループに割り当てることによって適用されます。

1. 同席者 1 人当たりの金額、同席者数、ステータスや同席者エントリ カスタム 1-5 などのエントリ固有情報は、経費内から表示した場合にのみ表に表示されます。

例 - フィールドの追加

たとえば、初期設定では [新しい経費]（または [経費]）タブの [同席者] セクションに [同席者名]、[同席者の役職]、[会社]、および [同席者タイプ] が表示されます。（[金額] の列は設定により表示または非表示にできます。）

製薬業界関連のある会社が同席者（医師）が開業している都道府県を把握しておくことを重要視しているとします。そして、その管理者が [都道府県] と名前変更したカスタム フィールドを同席者フォームに追加したと仮定します。管理者は [同席者の詳細] フォームを使用してこの画面で同じフィールドを追加することもできます。

管理者が列の追加や削除を行うと、[プロファイル] 設定、および出席者が経費に登録されているすべてのグリッドに変更内容が表示されます。

• 詳しくは、本ガイドの「同席者の詳細表示を設定する」をご参照ください。

同席者の個人インポート機能を使用する

同席者の個人インポートは、セミナーや部門会合などのイベントに多数の同席者をリストする必要があるユーザーに便利な機能です。同席者のインポートでは、Microsoft Excel スプレッドシートを使用して、同席者をインポートします。1 回のインポートにつき参加者を 500 人以下にすることをお勧めします。

1. Concur Expense は、想定経費ごとに最大 500 人の同席者をサポートします。この制限は、経費の詳細フォーム、同席者タイプ、関連する同席者フォームの構成要素の組み合わせによるものです。これらの構成要素の制約により、500 人を超える同席者の経費は、正しく機能する場合と機能しない場合があります。SAP は、500 人を超える同席者のリストが Concur Expense に正常にインポートされることを保証していません。500 人以上の同席者をインポートしようとすると、経費精算レポートを開くときや個々の経費項目に問題が発生する可能性があります。

社内でインポート機能の使用が許可されている場合、Concur Expense が同席者インポート機能を使用するように設定されていれば、[同席者の追加] ダイアログに [同席者のインポート] タブが表示されます。

[同席者のインポート] ボタンをクリックします。[同席者のインポート] ダイアログが表示されます。

このダイアログを使用して Excel ワークシート（同席者フィールドを含む形式）にアクセスし、ローカル コンピューターやネットワークに保存できます。

1. インポート ファイルのテンプレートは言語に固有です。ユーザーはログイン時に同じ言語を使用してテンプレートをダウンロードする必要があります。テンプレートはその言語の下にアップロードされます。

Excel でワークシートを開き、同席者レコード（上記で推奨したように、500 名まで）を入力し、保存します。

次に完成したワークシートを Concur Expense にインポートします。インポートすると、Concur Expense に同席者情報が表示されます。情報が正しいかどうか確認します。

次に:

• 情報が正しければ、[次へ] をクリックします。
• 情報が正しくなければ（ユーザーがエラーを発見したら）、[キャンセル] をクリックしてワークシートを修正し、もう一度インポートします。

次のステップで Concur Expense はエラーをチェックします。たとえば、「必須の」情報が足りないなどのエラーです。エラーのページに表示される同席者はインポートされません。

次に:

• エラーのある同席者をインポートしたい場合は、[完了] をクリックして処理を中断します。そしてワークシートを修正してから、もう一度インポートします。
• エラーのある同席者をインポートしない場合は（インポートではなく後で手動で追加したい場合など）、[次へ] をクリックします。

次のステップで、Concur Expense はシステムに既存の同席者とワークシートの同席者を比較して、重複らしき同席者がないかチェックします。インポートで重複の可能性がある同席者が識別された場合、ダイアログの [同席者のインポート] セクションに重複の可能性があ

る同席者のリストが表示されます。一度に 1 人ずつ、同席者のインポートの重複同席者が解決されます。

次に:

• もし重複の可能性がある同席者（ワークシートの）が実際の同席者だった場合は、 [同席者のインポート] リストから同席者を選択し [重複の表示] をクリック、 [重複] セクションから実在する同席者を選択し [選択した同席者の仕様] をクリックします。
• もし重複の可能性がある同席者（ワークシートの）が実際の同席者ではない場合は、[インポートされた同席者] リストで同席者を選択し、 [選択した同席者の使用] をクリックします。

次の点にご注意ください。

• 必須フィールドが入力されていない同席者のインポートが可能です。ただし、少なくとも [姓] と [同席者タイプ] フィールドが入力されている必要があります。ユーザーはインポート後にその他の必須フィールドを追加入力することができます。
• 自身の [お気に入り] に含まれている同席者は重複とみなされません。ただし、同席者レコードがお気に入りの同席者に 1 度だけ表示される場合に限ります。
• システムが重複の可能性をチェックするときは、最初に外部 ID の完全一致を探します。外部 ID は各同席者に対して一意です。これはワークシートには通常含まれない、一般的にはお客様の HR や CRM システムから取得された同席者 ID です。次に、この同席者タイプの重複チェックのために設定されたフィールドを基に重複を探します。
• 外部 ID について詳しくは本ガイドの設定セクション内「外部 ID - インポートによる変更と削除に必須」をご参照ください。
• Concur Expense が重複の疑いを １ つ以上見つけた場合（[インポートされた同席者] リストに名前が複数表示されている場合）、ユーザーはそれぞれを個別に取り扱います。
• ユーザーによる新規作成ができない SYSTEP（従業員）の同席者をインポートできるようになります。この場合、既存の従業員レコードとのマッチングが行われます。
• ユーザーによるレコードの新規作成はできなくても、会社が管理するリストから検索することはできる同席者タイプについてはファイルに含めてインポートできます。この場合、システムが既存の同席者とのマッチングを行います。レコードに一致する同席者が存在しなければインポートは失敗します。
• 同席者の重複タイプ チェックは同じタイプの同席者に限定されています。ただし、[経費精算の管理] > [同席者] > [設定] タブでチェックの範囲をすべての同席者タイプに拡張することができます。

作業が完了したら、[次へ] をクリックします。最終的な [同席者のインポート] ページが表示されます。

このページでは、次の定義を覚えておいてください。

• 経費の同席者リストに追加された同席者: インポートしたリストから正常に追加された同席者の人数の総数。
• 既に経費にリストされているため、スキップされた同席者: 同席者が経費に追加された後にこの経費に同じ同席者を含む同じワークシートがインポートされると、スキップされます。
• インポートできなかった同席者 - データエラー: 少なくとも 1 つの必須フィールドが不足していることをシステムが検知し、ユーザーがその同席者をインポートしないことを選択しました。
• 重複同席者が解決されました: 前述のとおり、システムはワークシートの同席者情報を、システム内の既存の同席者と比較します。外部 ID が完全一致しない場合、インポートした同席者が本当に重複しているかどうか指示するようユーザーに求めます。
• 外部 ID について詳しくは本ガイドの設定セクション内「外部 ID - インポートによる変更と削除に必須」をご参照ください。

ユーザーが [閉じる] をクリックすると、同席者は経費にインポートされます。

ユーザーへの表示 - プロファイル ページ

同席者タブ

[お気に入りの同席者] に移動すると、[同席者] タブでお気に入りリストを管理できます。経費に新しい同席者を追加すると、お気に入りリストは [同席者グループ] タブの下にも表示されます。

1. ここには、ユーザーのお気に入りのみが含まれており、使用可能なすべての同席者がリストされているわけではありません。
2. ユーザーに表示される同席者タイプは設定により変更可能です。本ガイドの設定セクションで説明しています。

ユーザーは以下の目的でこのタブを使用できます。

• 同席者を新規作成する
• 同席者の情報を編集、または表示する
• 同席者を削除、または非表示にする
• 同席者を検索する

このページに表示される以下の情報に注意してください。

同席者を新規作成する

お気に入りの同席者リストに新しい同席者を追加するには、[新規の同席者] をクリックします。[同席者の追加] ページを完成させ、[保存] または [保存してさらに追加] をクリックします。

1. 「繰り越し」を実装するかどうかも選択できます。これはコピーダウンとよく似ていますが、ユーザーが同席者を追加するときに、会社名などのデータをある同席者からほかの同席者へとコピーするものです（本ガイドの設定セクション参照）。

同席者情報の編集

ユーザー本人が Concur Expense に追加した同席者に限り、同席者情報を編集することができます。そのためには、[同席者] タブでいずれかを選択します。

• 同席者の名前（リンク）
  – または –
• 同席者名の左側にあるチェック ボックスを選択して [編集] をクリック

目的の情報を編集し、[保存] をクリックします。

同席者の削除 / 非表示

この機能を使用すると、次の場合にのみ Expense から同席者が削除されます。

• もともとそのユーザーによって Concur Expense に追加された同席者である場合
  - かつ -
• その同席者が経費に関連していない場合

これ以外の場合、単純にユーザーのお気に入りリストから同席者情報が削除され非表示になります。したがって、[同席者の検索] リンクから検索が可能です。

削除するには、同席者の隣にあるチェック ボックスを選択して [削除] をクリックします。

1. [新しい経費]（または [経費]）タブにある [同席者] セクションの [お気に入り] タブからも同席者を削除することができます。

同席者の検索

[同席者の検索条件] エリアを使って自分のお気に入りリストを検索することができます。フィールドを完成させて [検索] をクリックすると検索結果が表示されます。

1. この「検索」オプションはお気に入りリスト内の検索を行いますのでご注意ください。ユーザーがすでに削除した同席者を見つけるには、[詳細な検索] をクリックします。

同席者グループ タブ

プロファイルを使ってお気に入りの同席者グループを管理することができます。ユーザーは次のことができます。

• グループの作成、編集、および削除
• ほかの Concur Expense ユーザーにグループのコピーを送る

お気に入りの同席者グループの作成

次の点にご注意ください。

• グループに追加する同席者は、まずユーザーのお気に入りにリストされている必要があります。
• 各グループには 500 人までメンバーを追加できます。
• 作成できるグループの数は無制限です。
• 1 人の同席者が複数のグループに属することができます。

グループを作成するには、[プロファイル] > [プロファイル設定] > [お気に入りの同席者]（左側メニュー） > [同席者グループ] タブの順に進みます。[新規追加] をクリックします。

お気に入りの同席者のリストが表示されます。

グループに含める同席者を選択し、グループ名を [グループ名] フィールドに入力します。

1. グループ名は一意である必要はありませんが、一意のグループ名にすることをお勧めします。

[グループの保存] をクリックします。選択した同席者がグループ内に表示されます。

グループの編集

編集機能を使って以下を行うことができます。

• 既存のグループに同席者をさらに追加する
  - または -
• 既存のグループから同席者を削除する

[同席者グループ] タブでグループを選択し、 [編集] をクリックします。

必要な変更を行い、[グループを保存] をクリックします。

グループを削除する

グループを削除すると、グループは解消されますが、個々の同席者は引き続きユーザーのお気に入りリストに残ります。ユーザーがお気に入りリストから同席者を削除する際に、その同席者がグループに属している場合は、確認メッセージが表示されます。

削除するには、[同席者グループ] タブでグループを選択し、[削除] をクリックします。

ほかのユーザーにグループのコピーを送る

ほかのユーザーにグループのコピーを送ることができます。グループは受信者の [同席者グループ] タブに直ちに表示されます。グループに属す個々の同席者も受信者の [同席者] や [お気に入り] タブに表示されます。

コピーをほかのユーザーに送るには、[同席者グループ] タブでグループを選択し、[コピーの送信] をクリックします。

[選択したグループのコピーを送信] ウィンドウで目的の受信者を選択し、[送信] をクリックします。

1. 選択したグループの送信先は 1 回につき 1 人だけ指定できます。

次の点にご注意ください。

• 注意: 送信される情報はあくまでもコピーです。元の所有者がグループに変更を加えても、受信者のグループには反映されません。また、受信者が自分のコピー グループに変更を加えても、元の所有者のグループには反映されません。
• グループ名は一意である必要はないため、コピーしたグループが受信者のグループ リストにあるデータを上書きしたり壊したりすることはありません。
• 受信者がある同席者タイプへのアクセス権を持っていない場合、そのタイプの同席者はグループのコピーに含まれません。

同席者の詳細表示

[プロファイル] から同席者のグリッド（表）にその他の情報を追加することができます。本ガイドの「その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示」で説明しています。

代理、プロキシ、承認者、および経費処理者

代理およびプロキシ

ここで説明する Concur Expense ユーザーのための機能を、代理とプロキシも使用することができます。

グループ別に制限された同席者タイプ

管理者がグループ別に同席者タイプを定義している場合、代理またはプロキシはレポートの所有者に代わって同席者の情報にアクセスすることができます。利用可能な同席者タイプはレポートの所有者のグループに定義されたタイプに基づきます。

承認者および処理者

• 重要: このセクションを読む前に、本ガイドの「Concur Expense が金額を分配、再分配する方法」を確認し、手入力による金額の変更と Expense による同席者への金額の自動分配の違いを理解しておいてください。

多くのフォームやフィールドと同じように、同席者のフォームとフィールドも承認者や経費処理者に対して読み取り専用や編集（修正）可能に設定できます。この場合、「修正」とは次のことを指します。

• 承認者や経費処理者は経費に同席者を追加することができ、また経費から同席者を削除することができます。
• 承認者も経費処理者も、各同席者に分配された経費の金額を手動で調整することはできません。ただし、承認者や経費処理者は経費の総額を下げることができます。その結果、個々の同席者に分配された金額は比例的に調整されます。
• 承認者や経費処理者は同席者を追加または削除することができ、かつ:
• ユーザーが金額を手動で変更していない場合、Concur Expense が自動的にすべての同席者へ均等に金額を分配します。
• ユーザーが一部の金額を手動で変更した場合、Concur Expense は変更を加えていない同席者の金額を再分配します。承認者または経費処理者が追加した新しい同席者についても同様です。
• ユーザーがすべての同席者の金額を手動で変更した場合は、Concur Expense は金額を再分配できません。金額が合わなくなるため、保存すると規定外フラグが生じます。承認者や経費処理者にレポートを従業員に差戻して編集させるよう促しますが、レポートを承認または処理することは可能です。

グループ別に制限された同席者タイプ

管理者がグループごとに同席者タイプを定義している場合、承認者や経費処理者はレポートの所有者に代わって同席者の情報にアクセスすることができます。利用可能な同席者タイプはレポートの所有者のグループに定義されたタイプに基づきます。

設定 - 概要と手順

この手順には Concur Expense の構成管理者ロールが必要です。

オプション別の手順

同席者の拡張機能をご利用のお客様は、次の機能を選択します。追加機能は下記のように適用されます。

• グローバル: 同席者が必須のすべての経費に適用
• 同席者タイプ別: 同席者タイプに基づいて設定
• ポリシー内の経費タイプによる: [経費タイプ] ページを使用して、経費タイプとポリシーに基づいて設定
• 経費グループによる: 設定し、その後 1 つ以上の Concur Expense グループに適用

同席者機能は下表のとおりです。詳細については以降のページで説明しています。

基本的な設定手順

ここでは手順の簡単な説明になります。詳細は以降のページをご参照ください。

ステップ 1: 同席者のフォームとフィールドを定義します。

ステップ 2: [経費エントリ フォーム] の [同席者] フィールドを編集します（オプション）。

ステップ 3: [同席者の詳細表示] を設定します（オプション）。

ステップ 4: 同席者に関連する経費タイプを編集します。

ステップ 5: その他の同席者タイプを追加し、同席者設定を選択します。

ステップ 6: 同席者検索に会社の全従業員を含めます。

ステップ 7: 目的の同席者監査ルールを作成します（オプション）。

ステップ 8: Excel ワークシートを同席者の個人インポートに使用できるよう設定します（オプション）。

ステップ 9: 同席者のリストをインポートします（オプション）。

ステップ 1: 同席者のフォームとフィールドを定義する

概要: 同席者のフォームとフィールド

このステップでは、同席者に使用するフォームを設定します。同席者フォームは必要な数だけ作成することができます。たとえば、必要であれば同席者タイプごと、会社タイプごとに 1 つずつ、または医療従事者 (HCP) 同席者フォームを使用することもできます。

同席者フォームについての一般的な注意点

• Expense には既定の同席者フォームがあります。新しいフォームを作成するには、既定のフォームをコピーしそれを編集します。
• また、Concur Expenseには医療従事者 (HCP) 同席者フォームのように会社固有のフォームもあらかじめ用意されています。
• 管理者は、必要に応じて同席者フォームを作成できます。
• 同席者フォームは、[管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] > [フォームとフィールド]（左側メニュー）から管理できます。
• [経費同席者] フォーム タイプが選択されると、フォームのリストが表示されます。フォームを展開すると、現在設定されているフィールドを表示できます。
• [同席者の詳細表示] フォーム タイプを使って、最も一般的な同席者グリッド（表）にその他の情報を提供します。本ガイドの「その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示」で説明しています。
• フォームとフィールドの一般的な情報については、設定ガイド「Concur Expense: フォームとフィールド」 をご参照ください。

同席者フィールドについての一般的な注意点

• ほとんどの場合において、同席者フィールドはその他のすべてのカスタム フィールドと同様です。
• 承認者と経費処理者のためにフィールドの属性を「修正」する方法についての情報は、本ガイドの「承認者と経費処理者」セクションを参照してください。
• 同席者フィールドは下記にリストされています。

同席者フィールドは次のとおりです。

同席者の私的リストと共有リストの違い

同席者リストが「私的」の場合、

• 現在のユーザーのみ、このリストから同席者を使用することができます
• 現在のユーザーのみ、このリストの検索ができます。
• このリストへの同席者の追加を当該のユーザーに許可している場合、Concur Expense はこのユーザーの同席者のみ重複を検索します。

同席者リストが「共有」の場合、

• ユーザーは誰でもこのリストの同席者を使用することができます。
• ユーザーは誰でもこのリストの検索ができます。
• このリストへの同席者の追加をユーザーに許可している場合、Concur Expense はすべてのユーザーの同席者の重複を検索します。

[作成者別 (私的リスト)] フィールドには 2 つの機能があり、ユーザーに表示されません。これは Concur Expense により次の目的のために使用されます。

• 編集または削除する同席者の「所有者」を特定する（たとえば、ユーザーが同席者情報を編集または削除する場合、そのユーザーが所有者でなければならないため）。
• 同席者リストが「私的」か「共有」かを特定する。

このフィールドを [検索] フィールドや [重複の検索] フィールドの一つに含めるかどうかによって、同席者リストが「私的」か「共有」かが最終的に定義されます。

追加説明: [作成者別 (私的リスト)] フィールドは常に非表示であり、また常にユーザー ID が自動入力されています（変更または削除はできません）。そのため、[検索] フィールドや [重複の検索] フィールドに [作成者別 (私的リスト)] フィールドを追加すると、このフィールドは常にこれらの検索に含まれることになります。

• [検索] フィールドの場合、システムは [作成者別 (私的リスト)] フィールド内で同じユーザー ID を持つ同席者だけを検索します。つまり、そのユーザーの同席者以外は検索しないということです。そのため、リストを「私的」にしておくには [作成者別 (私的リスト)] フィールドを追加します。ユーザーがお互いの同席者を確認することはできません。
• [重複の検索] フィールドの場合、システムは [作成者別 (私的リスト)] フィールド内で同じユーザー ID を持つ同席者のみを照合します。つまり、そのユーザーの同席者以外は重複の検索をしないということです。

サマリー: 目的ごとの説明

金額フィールド（同席者の詳細を編集）

[フィールド] タブに表示されている金額フィールドを目的の同席者フォームに追加した場合、そのフィールドは累計のために使用されます（Concur Expense のプロファイルおよび [同席者の詳細を編集] ダイアログ）。

以下は、[顧客] 同席者タイプのための同席者フォームに追加された [当年度の従業員金額] と [当年度の総額] フィールドの例です。

手順: 同席者のフォームとフィールドの設定

フォームとフィールドへのアクセス

1. 同席者のフォームとフィールドにアクセスするには:
2. [管理] ＞ [経費精算] ＞ [経費精算の管理] ＞ [フォームとフィールド] の順にクリックします。
3. [フォーム タイプ] リスト内の [経費同席者] をクリックします。

フォーム タブの使用 - 全般

1. フォーム タブで全般的な変更を行うには:
2. フォーム上のフィールドを表示するには、フォーム名の左にある をクリックします。

1. 別のフォームを作成するには、既存のフォームを選択して [フォームのコピー] をクリックします。
2. その他のフィールドをフォームに追加するには:

• フォームをクリックします。
• [フィールドの追加] をクリックします。
• 目的のフィールドを選択します。
• [フィールドの追加] をクリックします。

フォーム タブの使用 - 検索フィールド

1. 検索フィールドを定義するには:
2. 検索フィールド（[同席者を検索] ダイアログに表示されるフィールド）を定義するには、[フォーム] タブでフォームをクリックします。
3. [フォームの修正] をクリックします。[フォームの修正] ダイアログが表示されます。

1. 目的のフィールドを選択します。
2. [保存] をクリックします。

フォーム フィールド タブの使用 - 全般

1. フォーム フィールド タブで全般的な変更を行うには:
2. フィールドの特性を変更します。

• 次のいずれかの操作を行います。
• 目的のフィールドをダブル クリックします。
  - または
• 目的のフィールドをクリックで選択し、[フォーム フィールドの修正] をクリックします。

• 変更を加えます。
• [保存] をクリックします。

1. フィールドを削除するには:

• フィールドを選択します。
• [フォーム フィールドの削除] をクリックします。

1. フィールドの順序を変更するには、フィールドを新しい場所にドラッグ アンド ドロップします。

繰り越しを設定するには:

ユーザーが同席者情報（名前、会社、役職など）を手動で入力した場合、たとえば同じ会社の同席者がほかにいれば会社名の入力を繰り返さなければなりません。ただし、システムの設定によって手入力の情報を次の同席者へ自動的にコピー（繰り越し）することができます。

まず、どの同席者フィールドに繰り越し機能を使用するか決定します。

一般的には同席者タイプや会社、カスタム フィールドを繰り越します。

これはユーザーが [プロファイル] > [プロファイル設定] > [お気に入りの同席者] から、または経費から同席者を追加したときに機能します。ただし、ユーザーが [保存して次を追加] をクリックしたときのみ情報が繰り越されます。[保存] をクリックした時は繰り越されません。

1. 繰り越しを設定するには:

この機能はコピーダウンと同様に実行されます。

1. [フィールド] タブで次のいずれかの操作を行います。

• 目的のフィールドをダブル クリックします。
  - または
• 目的のフィールドをクリックで選択し、[フォーム フィールドの修正] をクリックします。

1. [既定値タイプ] フィールドで [コピーダウン] をクリックします。

1. [ソースのコピーダウン] フィールドで [経費同席者] をクリックします。
2. [フィールド] フィールドでソース フィールドの名前をクリックします（編集中のフィールドと同じ名前になります）。
3. [保存] をクリックします。

ステップ 2: 経費エントリ フォームをコピーダウン用に編集する

概要: コピーダウン

親経費に入力された同席者（および金額）は同席者のある明細にコピーダウンされます。

• この機能についての情報は、本ガイドの「明細情報を同席者にコピーダウンする」をご参照ください。

設定の手順は次のとおりです。

• [経費エントリ フォーム] の [同席者] フォーム フィールドを編集します。
• 反映される経費タイプに対して明細フォームが正しいことを確認します。

手順: 同席者フィールドの修正

1. [同席者] フィールドを含む経費エントリ フォームが設定されている場合、それらのフォームはすべて修正が必要です。このケースでは [交際費] のみが含まれています。
2. 同席者フィールドを修正するには:
3. [フォーム タイプ] リスト内の [経費エントリ] をクリックします。
4. [フォーム フィールド] タブをクリックします。
5. [交際費] フォームをクリックして展開します。
6. 次のいずれかの操作を行います。

• [同席者] フィールドをダブルクリックします。
  - または -
• [同席者] フィールドをクリック後、[フォーム フィールドの修正] をクリックします。

[フォーム フィールドの修正] ダイアログが表示されます。

1. [明細化フィールド ソース] で [親経費] をクリックします。
2. [保存] をクリックします。

手順 : 経費タイプに対する明細フォームの検証

経費タイプに対して正しい明細フォームを使用しているか確認します。たとえば、この例では経費タイプ [会議費] は親経費に交際費のフォーム（同席者を含むフォーム）を使用しますが、明細には既定のフォーム（同席者を含まないフォーム）を使用します。同席者をコピーダウンするには、明細に交際費のフォームを使用する必要があります。

1. 検証または変更をするには:
2. [管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] の順にクリックします。
3. [経費タイプ]（左側メニュー）をクリックします。[経費タイプ] ページが表示されます。
4. 経費タイプを選択します（この例では [会議費]）。
5. [修正] をクリックします。

1. [全般] タブでは変更を加えません。[次へ] をクリックします。
2. [ポリシー] タブの [明細入力にこのフォームを使用] の列で適切なフォームを選択します（この例では [交際費]）。

1. [次へ] をクリックして残りのページを進みます。
2. [完了] をクリックします。

ステップ 3: 同席者の詳細表示を設定する

概要: 同席者の詳細表示

このステップは、同席者グリッド（表）における追加情報または表示要素の制限について説明しています（本ガイドの「その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示」参照）。

設定の手順は次のとおりです。

• 表示（フォーム）を設定します。
• フォームを Concur Expense グループに割り当てます。

手順: 表示の設定

下記の例では、カスタム フィールド（カスタム 01 を [都道府県] に名称変更）を表示に追加します。

1. 表示を設定して、新しいフィールドを追加するには:
2. [管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] の順にクリックします。
3. [フォームとフィールド] をクリックします（左側メニュー）。[フォームとフィールド] ページが表示されます。
4. [フォーム タイプ] リスト内の [同席者の詳細表示] をクリックします。

• 重要: この表示は 1 つまたは複数のグループに割り当てられます。変更をすべてのグループに割り当てない場合は、フォームをコピーして旧設定を反映した元のバージョンを取っておくことを推奨します。

1. 次に、[フォーム] タブ（目的のフォームまたはコピー）で [フィールドの追加] をクリックします。

1. 目的のフィールドを選択して [フィールドの追加] をクリックします。新しいフィールドが追加されます。

次の点にご注意ください。

• ほかのフォームのように [フォーム フィールド] タブを使ってフィールド プロパティの修正や順序の変更、フィールドの削除ができます。
• [フィールド]、[連結リスト]、および [検証] タブは「表示」するフォームに適用しないため、使用できません。

1. Concur Expense グループに割り当てるには:
2. [管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] > [グループ構成] の順にクリックします。[グループ構成] ページが表示されます。
3. 目的のグループをクリックし、[修正] をクリックします。

1. [同席者リスト フォーム] フィールドで目的の表示フォームを選択します。

1. [保存] をクリックします。

ステップ 4: 同席者に関連する経費タイプを編集する

概要 : 同席者数の設定について

ユーザーに同席者数の入力を許可する場合は、2 つの設定（経費タイプやポリシー、および同席者タイプ）を併せて使用します。

• 経費タイプとポリシー設定は、ユーザーがこの経費タイプ、たとえば会議費などに対して人数を入力することができるかどうかを指定します。

• 同席者タイプ設定はユーザーがこの同席者タイプ、たとえば顧客などに対して人数を入力することができるかどうかを指定します。

同席者タイプが少なくとも 1 つ編集可能であれば、経費タイプも少なくとも 1 つが編集可能でなければなりません（逆も同様です）。そうでない場合は、列が表示されることはありません（そのため人数を入力することができません）。

この例では以下を前提とします。

• 経費タイプ [会議費] は編集可能である。
• 同席者タイプ [顧客] は編集可能である。

INCLUDEPICTURE "../../../../../../../../../sallyl/AppData/Local/Temp/SNAGHTML95517c.PNG" \* MERGEFORMAT

会議費の各経費タイプには [同席者数] の列が表示されており、かつ:

• 顧客タイプの同席者に対してフィールドが編集可能である。
• その他の同席者タイプに対してはフィールドが編集できない。

会議費以外の同席者のある経費タイプには、同席者タイプに関わらず [同席者数] の列が表示されません。

同席者数を表示先へ移動する

[同席者の詳細表示] フォームに表示される [同席者数] の列は、グリッドの別の場所に移動することが可能です。たとえば、ノートパソコンやネットブックのユーザーがより閲覧しやすくなるよう、左へ動かすことができます。

このフィールドを移動するには、[フォームとフィールド] で [フォーム タイプ] リストから [同席者の詳細表示] フォームを選択します。そして、ほかのフィールド同様に [同席者数] をドラッグ アンド ドロップで新しい位置に移動します。

手順: 経費タイプの編集

1. 同席者に関連する経費タイプを変更するには:
2. [管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] の順にクリックします。
3. [経費タイプ]（左側メニュー）をクリックします。[経費タイプ] ページが表示されます。
4. 次のいずれかの操作を行います。

• 目的の経費タイプをダブルクリックする。
  - または -
• 目的の経費タイプをクリックして [修正] をクリックする。

1. [同席者] のステップが表示されるまで、[次へ] をクリックします。

1. 下図を参考に目的のチェック ボックスを選択、または空欄にします。
   

1. [次へ] をクリック後、[完了] をクリックします。
2. 同じ手順でその他の必要な経費タイプを編集します。

概要: 経費タイプごとに同席者タイプを制限する

経費タイプの操作をする際に同席者を間違って選んでしまう可能性をなくすため、管理者は使用できる同席者を絞り込むことができます。ポリシー内で経費タイプの修正をするときに、[同席者タイプを除外] 列で表示する同席者タイプを選択することで制限を実現します。

1. 経費タイプに割り当てられたフォームに [同席者] フィールドがない場合、[同席者タイプを除外] 列が表示されないため、この機能を使用することはできません。

選択できる同席者の絞り込みは、Concur Expense 内で以下の時点で行われます。

• 新規の同席者
• 同席者の検索
• 同席者グループ
• お気に入りの同席者
• 経費タイプに対する同席者インポート
• [自分のプロファイル] ページの同席者機能には影響ありません。

同席者の除外 - 特別なケース

• 同席者グループ: 関連するポリシーから除外された経費タイプに、すべての同席者が同席者グループ レベルで含まれている場合、選択できる同席者はありません。
• ユーザー同席者インポート: Excel ベースのユーザー インポートにおいて、除外された同席者はそのままインポートされますが、それぞれの同席者にフラグが付きます。レポートの提出を成功させるには手動による削除が必要です。

手順: 除外することで経費タイプに対する同席者タイプを絞り込む

1. 選択した経費タイプに対する同席者タイプを除外するには:
2. [管理] > [経費精算] をクリックします。
3. [ポリシー]（左側メニュー） をクリックします。[ポリシー] ページが表示されます。
4. 目的のポリシーをクリックします。
5. [経費タイプ] をクリックします。

1. [同席者タイプを除外] に移動し、同席者を除外するよう経費タイプを設定します。ステータスは次のいずれかです。

• 追加: 同席者が誰も除外されていません。
• 修正 (#): 同席者が除外されると、(#) に数字が表示されます。

1. [追加] または [修正 (#)] のいずれかをクリックすると、[同席者タイプを除外] ダイアログが表示されます。

1. [除外] の列の下で次のいずれかの操作をします。

• 同席者タイプを除外するには、関連するチェック ボックスを選択（有効に）します。
  - または -
• 同席者タイプを含むには、関連するチェック ボックスを空欄（無効に）します。

1. 同席者を除外したい各経費タイプに対して上記の操作を繰り返します。
2. [保存] をクリックします。
3. このオプションが使用できない場合は、指定の経費タイプのフォームに対して [同席者] フィールドを追加する必要があります。

概要: 経費タイプの既定の同席者タイプを設定する

レポートで経費を選択したときに、その経費タイプに対する既定の同席者タイプを 1 つ指定することができます。

手順: 経費タイプに対する既定の同席者タイプを設定する

1. 経費タイプに対する既定の同席者タイプを設定するには:
2. [管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] の順にクリックします。
3. [ポリシー]（左側メニュー） をクリックします。[ポリシー] ページが表示されます。
4. 目的のポリシーをクリックします。
5. [経費タイプ] をクリックします。

1. 次のいずれかの操作を行います。

• 目的の経費タイプをダブルクリックする。
  - または -
• 目的の経費タイプを選択して [プロパティの修正] をクリックする。

[経費タイプのプロパティの修正] ダイアログが表示されます。

1. リストから同席者タイプを 1 つ選択します。
2. 経費タイプに対して同席者が除外されている場合は、使用できる同席者のリストが制限されます。
3. [保存] をクリックします。

概要: 経費タイプごとに [新規の同席者] ボタンを非表示にする

1. この機能は Concur Expense の新しいユーザー エクスペリエンスでは使用できません。

既定では、[新規の同席者] ボタンはユーザーの画面に表示されます。管理者は、[同席者] セクションでこのボタンを非アクティブに設定して、ユーザーが同席者を追加できないようにすることができます。そうすることにより、確実にユーザーは先に同席者を検索し、システムにその同席者がいないことを確認できます。

手順: 経費タイプごとに [新規の同席者] ボタンを非表示にする

この例では、[航空運賃] の経費タイプに対して [新規の同席者] ボタンを非表示にするポリシーを使用します。

1. [同席者の追加] ボタンを非表示にするには:
2. [管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] > [ポリシー] の順にクリックします。
3. 目的のポリシーを選択します。
4. [経費タイプ] をクリックします。

1. 目的の経費タイプをクリックします。
2. [プロパティの修正] をクリックします。[経費タイプのプロパティの修正] ダイアログが表示されます。
3. [同席者の表から [新規の同席者を追加] ボタンを表示] チェック ボックスを空欄にします。

1. [保存] をクリックします。

ステップ 5: その他の同席者タイプの追加およびその他の同席者設定

[同席者タイプ] と [設定] の 2 つのページで作業します。

概要: 同席者タイプ

[同席者タイプ] のページでは次の操作ができます。

• 同席者タイプの追加または編集では以下が可能です。
• 重複検索に使用するフィールドを定義する
• ユーザーにこのタイプの同席者の追加を許可するかどうかを定義する
• ユーザーにこのタイプの同席者数の入力を許可するかどうかを定義する
• この同席者タイプを検索するデータ ソースを定義する
• 同席者タイプを非アクティブ化する

同席者タイプ「この従業員」

Concur Expense ユーザーを同席者として自動的に追加する際、Concur Expense はこの同席者タイプを使用します。これはシステムの同席者タイプのため、非アクティブ化することはできません。

1. 自動作成機能はオフにすることもできますが、オンのままにしておくことをお勧めします。同席者の [設定] タブについての情報をご参照ください。

[同席者タイプの編集] ページでは次の操作ができます。

手順: 同席者タイプを設定する

1. 同席者タイプにアクセスするには:

[管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] > [同席者] の順にクリックします。[同席者] ページが表示されます。

1. 同席者タイプを修正するには:
2. [同席者タイプ] タブで次のいずれかの操作を行います。

• 目的の同席者タイプをダブルクリックする。
  - または -
• 目的の同席者タイプを選択して [修正] をクリックする。

[同席者タイプ] ダイアログが表示されます。

INCLUDEPICTURE "../../../../../../../../I846529/AppData/Local/Temp/SNAGHTML59f3e78.PNG" \* MERGEFORMAT

1. 適切なフィールドを入力します。

1. [保存] をクリックします。
2. 新しい同席者タイプを追加するには:
3. [同席者タイプ] タブで [新規] をクリックします。[同席者タイプ] ダイアログが表示されます。
4. 前のセクションで説明した既存の同席者タイプを編集する方法のとおりにフィールドの入力を完了させます。
5. [保存] をクリックします。
6. 同席者タイプを非アクティブ化するには:

同席者タイプの非アクティブ化について、以下のことに注意してください。

• 同席者タイプを非アクティブ化する際は、そのタイプの同席者はすべて非アクティブとしてマークされ、ユーザーが経費に含めることができなくなります。
• 非アクティブ化された同席者タイプは後からアクティブに戻すことができません。
• 同席者タイプを非アクティブ化し、それを再使用する場合は、新規の同席者タイプを作成します。オリジナルと同じ名前を使用することはできません。ただし、オリジナルを修正して名前変更することはできます。そして、非アクティブ化された同席者タイプのオリジナル名を使用して、同席者タイプを新規に作成することができます。

1. 同席者タイプを非アクティブ化すると、経費で使用する目的で選択されないようにするために、そのタイプのすべての同席者も非アクティブ化されます。多数の同席者が含まれる同席者タイプを非アクティブ化する場合、大量のレコードを変更しなければならないため、SAP Concur サポートの支援が必要になる場合があります。同席者タイプの非アクティブ化が失敗する場合はサポートにお問い合わせください。
2. [同席者タイプ] タブで目的の同席者タイプを選択します。
3. [非アクティブ化] をクリックします。

概要: 設定

[設定] タブでは以下の操作ができます。

• 同席者総額を計算する際に含める経費タイプを定義する
• [年間総計] 列をプロファイルに表示するかどうか定義する

• 同席者タイプをユーザー グループごとに制限するかどうか定義する
• 同席者タイプ間の同席者の重複検索を行うかどうか定義する
• Concur Expense が自動的に現在のユーザーの同席者レコード（SYSEMP 同席者タイプ）を作成するのを許可するかどうか定義する
• ユーザーが手動で追加した同席者の外部 ID をシステムに生成させるかどうか定義する
• 外部 ID について詳しくは本ガイドの「外部 ID - インポートによる変更と削除に必須」をご参照ください。
• [同席者検索] ダイアログで [自分のチーム] タブをユーザーに表示するか定義する
• 請求書処理固有の設定を定義する
• 詳細は、設定ガイド「請求書処理: 同席者」をご参照ください。

年間総計の列

プロファイルで [年間総計] の列を表示する選択をした場合は、次の事柄に注意してください。

• 表示されている金額は、選択した経費タイプに対してこの同席者に会社全体で（現在のユーザーのみに限らず）使用した総額です
  – かつ –
• 使用する通貨は次のとおりです。
• その同席者がインポートされたものである場合、インポート レコードに設定されている通貨
  – または –
• 同席者がユーザーによって追加された場合、ユーザーの払戻通貨と同じ
• ページにこの列を追加する方法がもう一つあります。詳しくは本ガイドの「その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示」をご参照ください。

為替レートの必要性

システムが同席者の総額を取り扱う際に通貨の換算が必要な場合があります。各同席者に分配された金額は、ユーザーの払戻通貨で計算されます。同席者の通貨がユーザーの払戻通貨と異なる場合は、システムは（ユーザーの払戻通貨での）金額を同席者の通貨に変換します。換算を正常に行うためには、適切な為替レートをインポートしてください。

• 為替レート機能がアクティブで、かつユーザーの払戻通貨が為替レート インポートに含まれている場合は、換算が行われます。また、それに基づいて同席者総額が調整されます。
• 為替レート機能がアクティブでない場合、または適切な通貨がインポートされていない場合は、問題の簡単な説明と、会社の Concur Expense 管理者に問い合わせるように促すメッセージが表示されます。
• さらに詳しい情報は、設定ガイド「Concur Expense: 通貨管理」をご参照ください。

手順 : 設定の構成

1. 設定を変更するには：
2. [同席者] のページで [設定] タブをクリックします。

1. 適切なフィールドを入力します。
   

1. [保存] をクリックします。

概要: ユーザー グループ別の同席者タイプ

管理者は同席者タイプを特定のグループに定義（または制限）することができます。これを行うと、ユーザーのグループに指定された同席者タイプだけが追加、編集、表示または検索の対象になります。たとえば、営業グループのユーザーは顧客の同席者を選択したり管理したりすることができますが、営業グループ以外のユーザーはできません。

このように、（より厳密に言えば）ほかのグループには制限された同席者タイプを表示しません。

1. まれに起こり得るケースとして、次のようなものがあります。同席者が経費に追加され、その後にユーザー グループに対して特定の同席者タイプが非アクティブ化されたとします。さらにその後、ユーザーが経費エントリを開いた場合は、その同席者情報を編集することはできなくなります。

手順: ユーザー グループ別の同席者タイプを設定する

設定には次の 2 つのパートがあります。

• 同席者の設定: 一度の処理で機能をオンにする。
• グループ構成: グループごとに設定する。

1. 同席者設定のオプションを設定するには:
2. [設定] タブで [同席タイプのグループ管理の有効化] のチェック ボックスを選択して有効化します。

1. [保存] をクリックします。新しい列 [同席者タイプ] が [グループ構成] ページに表示されます。

1. グループに同席者タイプを割り当てるには:
2. [グループ構成] ページで、割り当てたいグループの [同席者タイプ] 列にある [修正] リンクをクリックします。[グループに対する構成] ダイアログが表示されます。

[欠席] と [この従業員] はシステム同席者タイプで非アクティブ化できないため、それ以外のすべての同席者タイプが表示されます。

1. グループに対してアクティブ化したい同席者タイプのチェック ボックスをすべて選択します。

すべてのタイプがアクティブ化/非アクティブ化できるわけではありません。次のことに注意してください。

• 親グループ レベルで同席者タイプをアクティブに設定すると、子グループ レベルもアクティブとなり、非アクティブに変更することはできません。
• 同席者タイプは親グループ レベルで非アクティブに設定すると、子グループ レベルでオーバーライドされ、子グループ レベルをアクティブに変更することができます。

1. [保存] をクリックします。

ステップ 6: 同席者検索に会社の全従業員を含める

会社の全従業員を同席者検索の対象にし、選択およびレポートへの追加を簡単にすることができます。従業員が追加されるときに既存の同席者レコードがない場合は、レコードが自動的に作成されます。

手順: パート 1 - 同席者レコードの自動生成が有効になっているか確認する

このステップでは、同席者レコードを自動作成する設定が有効になっているかどうかを調べます。

• 導入の後に変更しようとするとき、この設定がオンになっていない場合は、作業を進める前にその理由をよく確認してください。設定を変える前に、オンになっていない理由を理解しておくことが非常に重要です（既定ではオンになっています）。業務上、またはシステム上の理由で非アクティブにしている可能性がありますので、作業前に理由を理解しておく必要があります。

1. 同席者の設定「自動作成を許可する」を照合して有効化するには:
2. [管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] > [同席者] から、[設定] タブをクリックします。
3. [同席者として従業員の自動作成を許可する (SYSEMP 同席者タイプ)] のチェック ボックスを選択します。
4. [保存] をクリックします。

手順: パート 2 - 同席者タイプと従業員の同席者レコード

このステップでは、既存の同席者タイプ [従業員] の名前を変更し、よりわかりやすい名前の参加者として保存します。

1. 同席者タイプ [従業員] の名前を変更して保存するには:
2. [同席者タイプ] タブで、[従業員] を選択し [修正] をクリックします。[同席者タイプ] ダイアログが表示されます。

1. 同席者タイプ名を変更します。各タイプ名は一意でなければなりません。Concur ユーザーに基づく名前変更が推奨されます。

• すべての従業員が Concur ユーザーである
  「従業員（非アクティブの同席者タイプ）」と名前変更します。この同席者タイプを選ぶことによって、非アクティブの同席者タイプを使ってすべての従業員を検索していることを明確にするためです（ステップ 3 を参照）。
• ユーザーの一部が Concur ユーザーだが、全員を検索する
  「従業員（Concur を使用していない）」と名前変更します。この名前はまだ Concur に関連付けられていない「Concur 外」の従業員（Concur Expense の同席者レコードによって）を選択していることを示しています。

1. [重複を検索するためのフィールド] リストで、[作成者（私的リスト）] が選択されていないか確認します。
2. [保存] をクリックします。

手順: パート 3a - すべての Concur ユーザーの場合、[従業員] 同席者タイプを非アクティブ化する

同席者検索で検索するすべての従業員が Concur ユーザーであるとわかっている場合は、ステップ 2 で「従業員（Concur を使用していない）」と名前変更した同席者タイプを非アクティブ化し、検索対象から外すのが最も効率的です。

一定期間の生産データを収集した後にこの変更を行う場合は、この同席者タイプを非アクティブ化して新しい同席者タイプを作成することをお勧めします。すべての既存の従業員同席者タイプ レコードを非アクティブ化することによって、従業員同席者レコードをユーザー全体で「新たにスタート」することができます。

1. 同席者タイプ [従業員] を非アクティブ化するには:
2. [同席者タイプ] タブで、[従業員（Concur を使用していない）] を選択し [非アクティブ化] をクリックします。

1. 確認のダイアログ ボックスが表示されたら [はい] をクリックします。

1. ある同席者タイプを非アクティブ化すると、そのタイプのすべての同席者が非アクティブになることに注意してください。すべてのユーザーの [お気に入り] および [お気に入りのグループ] からレコードが削除されます。そのため、変更前に今後の動作について説明するメッセージが表示されます。

非アクティブ化する利点 - 従業員レコードの標準化

既存のすべての同席者レコード、および重複するレコードを非アクティブ化する利点は、従業員ごとに １ つのレコードを標準化することです。これによりレポート データがより整理され、同席者ロールの従業員の使用精度を高めます。難点は、前述のとおり、お気に入りの同席者リストをもう一度作成し、レコードを同席者グループに追加し直さなければならないことです。

手順: パート 3b - 新しい同席者タイプを追加する

このステップでは、ステップ 3a で非アクティブ化した同席者タイプと全く同じ名前を使って新しい同席者タイプを追加します。

1. 同席者タイプ名とコードは両方ともリスト内で一意である必要があるため、同じ値で別の同席者を作成することはできません。演習のために、既存のレコードの名前のみを編集で変更し、再び元の名前を使用できるように戻します。
   
   たとえば、従業員同席者タイプを「従業員（Concur を使用していない）」に変更し、ステップ 3a で非アクティブ化します。次にこれを「従業員（すでに使用していない）」と名前変更し、「従業員（Concur を使用していない）」という名前のアクティブな新しい同席者タイプを作成、その後すぐにこれを使用します。
2. 新しい同席者タイプを追加するには:
3. [同席者タイプ] タブで [新規] をクリックします。
4. 新しい同席者タイプ名として「従業員（Concur を使用していない）」を入力し、7 文字を超えないように EMPLOYES などの別の同席者タイプ コードを入力します。
5. 会社の目的に応じた追加フィールドを選択します（本ガイドの前項で説明したとおり）。下図のようになります。

1. [保存] をクリックします。

手順: パート 4 – SYSEMP 同席者タイプの設定

このステップでは、SYSEMP 同席者タイプを同席者検索の対象に設定します。

1. SYSEMP 同席者タイプを同席者検索の対象に設定するには:
2. [同席者] > [同席者タイプ] タブで [同席者タイプ コード] の列から [SYSEMP] を選択します。
3. [修正] をクリックして、同席者タイプを [従業員]、または従業員が Concur ユーザーであることがよくわかる類似した名前に変更します。
4. [経費同席者フォーム] の下で [既定の従業員同席者フォーム] を選択し、共有リストにします。

考察: ここでは、この目的のために作成し共有リストとして設定した同席者フォームを利用できます（つまり、[フォームの修正] のフォーム検索属性に [作成者別] を選択することはできません）。[従業員] のための特別な同席者フォームを作成していない場合は、既定の従業員同席者フォームが正しく同席者検索のために共有リストに設定されます。

1. [重複を検索するためのフィールド] の下で重複検索フィールドのチェック ボックスを選択または空欄にして、[重複を検索するためのフィールド] を共有リストと併せて使用できるように調整してください。

• 削除（チェック ボックスが空欄）: 作成者（私的）
• 追加（チェック ボックスが選択済）: 名、姓、会社
  （名前フィールドのほかに追加フィールドも必須であることに注意してください。会社フィールドはこの要件に合致しています）

下図のようなダイアログ ボックスが表示されます。

1. [保存] をクリックします。
2. フォームとフィールドを完了するには:
3. [管理] > [経費精算] > [フォームとフィールド] の順にクリックします。
4. [フォーム タイプ] リスト内の [経費同席者] をクリックします。
5. SYSEMP 同席者タイプに割り当てる同席者フォームを選択します。
6. [フォームの修正] をクリックします。
7. [作成者（私的）] のチェック ボックスを空欄（無効）にします。

1. [保存] をクリックします。

重要: 非従業員の SYSEMP

従業員 (SYSEMP) 同席者タイプは自動的にお客様の同席者リストに従業員を追加するために使用されます。そのためユーザーはほかの従業員同席者を素早く見つけることができます。会社の要件によっては、請負業者など、会社の従業員ではない人のユーザー アカウントを作成するケースもあります。

規定やお客様の要件などの理由で、従業員ではないユーザーの正確な同席者タイプを明確に定義できる方法が必要です。この解決方法は、従業員ではないユーザーを割り出すためにプロファイル（従業員）フィールドを使用します。従業員ではないユーザーの取り扱いは次のとおりです。

• 従業員同席者タイプに自動的に追加されません
• 従業員同席者タイプで検索されることはありません
• 従業員設定のように、ある経費タイプの同席者として自動的に追加されるようにはできません

お客様による設定

この機能のご利用をご希望のお客様は、SAP Concur サポートにお問い合わせください。Concur が下記のように [非従業員] フィールドをプロファイル（従業員フォーム）に追加します。

その後、お客様は次の操作が可能です。

• どの Concur Expense ユーザーが非従業員であるか社内リソースを使って決定する
• ユーザー管理にアクセスし、従業員ではないユーザーの [非従業員] フィールドをそれぞれ選択（有効化）する

1. [非従業員] フィールドはユーザー インポートでは使用できません。

Concur による設定

Concur が下記の設定とアクティブ化を行います。従業員フォームに新しいフィールド [非従業員] を追加し、従業員管理者がこのフィールドを編集できるようにします。

1. [管理] > [経費精算] > [フォームとフィールド] の順にクリックします。
2. [フォーム タイプ] リストで [従業員] をクリックします。
3. [フォーム フィールド] タブをクリックします。
4. [フィールドの追加] をクリックします。

1. [非従業員] フィールドを選択します。
2. [フィールドの追加] をクリックします。[非従業員] フィールドが従業員フォームに表示されます。
3. 従業員管理者がこのフィールドを編集できるかどうかを確認するため、 [非従業員] フィールドをダブルクリックします。[フォーム フィールドの修正] ダイアログが表示されます。

1. [従業員管理者ロール] リストで [修正] をクリックします。
2. [保存] をクリックします。

ステップ 7: 同席者の監査ルールを作成する

同席者にフラグを立てるための監査ルールを作成することができます。たとえば次のようなものがあります。

• 経費タイプごとの、会社全体、または現在の従業員がある同席者に対して支払った総額
• 会社全体または現在の従業員が、ある個人を同席者として使用した（月、四半期、または年ごとの）頻度

対象の従業員に適用される金額と頻度の総計は、経費エントリとともに保存されます。会社全体に適用される金額と頻度の総計は、経費エントリおよび同席者レコードとともに保存されます。

• 設定ガイド「Expense: 監査ルール」をご参照ください。

ステップ 8: 私的な同席者のインポートを設定する

この機能をアクティブ化するには（また、必須のテンプレートを設定するには）、管理者は制限付きまたは制限なしの Concur Expense の構成管理者ロールが Concur Expense で付与されている必要があります。

概要: 私的インポート

設定の手順は以下のとおりです。

パート 1: 基本のテンプレート ワークシートを生成することからプロセスを開始します。

パート 2: テンプレートを編集します。たとえば、リスト データを構成するものなどにします。

パート 3: 完成したワークシートをアップロードします。

完成したワークシートをアップロードすると、[新しい経費]（または [経費]）の [同席者] セクションに [インポート] ボタンが表示され、使用できるようになります。

手順: パート 1 - 基本テンプレートを生成する

1. 基本テンプレートを生成するには：
2. [管理] > [経費精算] をクリックします。
3. [同席者のインポート テンプレート] をクリックします。[同席者のインポートの Excel テンプレート] ページが表示されます。

1. 目的の言語(テンプレートを生成する言語)を選択し [基本テンプレートの生成] をクリックします。
2. インポート ファイルのテンプレートは言語に固有です。管理者は、会社で使用されている言語ごとにテンプレートを作成する必要があります。
3. テンプレートをご自身のローカル コンピューターまたはネットワークに保存するため、必要な操作を行います（ブラウザによって異なる）。

• 重要: 生成した基本テンプレート ファイルは Excel 97-2003 ワークブック（*.xls ファイル形式）です。この形式が維持され、会社が使用できるようにアップロードしたテンプレートが同じファイル形式であることを確認してください。

1. この手順を必要な言語に対して繰り返します。

テンプレート ワークシートを確認する

ワークシート ファイルを開きます。

Excel ファイルにはそれぞれ、少なくとも 1 つのワークシート（タブ）が含まれています。先頭のシートは [同席者] という名前です。その他のシートにはドロップ リスト データが含まれることがあります。

[同席者] シートには以下が表示されます。

• 行 1 にはフィールド コードが表示されます。
• 行 2 には会社が定義するフィールド名が表示されます。
• 行 3 から行 65536 にユーザーが入力します。

手順: ステップ 2 – ワークシートの編集

行 1（フィールド コード）

この行のセルは編集しないでください。セルが変更されると、インポートが失敗します。設定の途中で、これらのフィールド コードやその他のワークシートを使用してドロップ リスト フィールドを作成します。

行 2（フィールド名）

これらはユーザーに表示するためのフィールド名（列見出し）です。必須フィールドの編集が主要な作業です。

1. 行 2（フィールド名）の作業

次の作業を行う必要があります。

1. Concur Expense にアクセスし、[新しい経費]（または [経費]）タブの [同席者] セクションを見てどの同席者フィールドが必須か確認します。
2. 必須フィールドをマークします。この問題はご希望に応じて簡単にも複雑にも解決できます。解決方法は次のとおりです。

• 追加フィールドを使用するユーザーに対して問題なければ、追加フィールドの列を非表示にして必須フィールドのみを表示します。そして、ユーザーにすべてのフィールドを完成させるよう指示します。
  - または -
• 必須フィールドのラベルを編集し、「必須」という文言を含めます。
  たとえば「姓が必須です」など。

行 3 ～行 65536（データ）

ユーザーが同席者データを入力または（ドロップ リストから）選択するセルです。編集作業にはリスト データやその他のフィールドの書式設定が含まれます。

1. 列に対して行った変更や編集は、行 3 ～行 65536 のすべての行に適用されます。したがってユーザーが使用する行数に関わらず、常に書式設定された行を使用することになります。
2. リスト データを管理するには:
3. ワークシートがほかにもあれば、そこに表示されているリスト データを確認します。ワークシート タブの名前はフィールド コード（行 1）に一致します。

テンプレート ワークシートには各リストの最初の 100 項目のみ提供されています。したがって:

• リストに表示されているのが 100 項目以下の場合は、利用可能なすべてのリスト項目がリストに表示されていると考えてください。
• ちょうど 100 項目が表示されているときは、さらにリスト項目があると考えられます。以下の操作ができます。
• Excel シートに残りのリスト項目を手入力する、または
• リストのフル コピーを入手するには、SAP Concur サポートにご依頼ください。受け取った情報はコピーして Excel に貼り付けることができます。

1. Concur Expense で同席者関連のリスト データをたびたび変更する場合、変更のたびにワークシートを更新しなければなりません。ほかの方法としては、このフィールドをテキスト フィールドに設定し、コメントでユーザーに適切なオプションを正しく入力する方法を指示することです。
2. これらの行をドロップ リストに設定します。「Excel でドロップ リストを作成する」のセクションで説明しています。
3. ほかの書式設定を取り扱うには:

テンプレートの同席者フィールドにほかの書式設定（数字のみやフィールド長の制限など）が必要になることはほぼありません。ただし、次のことに注意してください。

1. Concur Expense にアクセスし、ほかに適切なフィールドの書式設定がないかどうか特定してください。
2. それらの書式設定の要件に合わせてワークシートを書式設定します。

• 重要: これらのフィールドには簡単に問題を解決する方法と複雑に解決する方法があり、選択ができますが、これらのセルには入力しないでください。

編集の最終ステップ

1. フィールド コードと「リスト」シートを非表示にするには：

書式設定が完了したら、フィールド コード（行 1）とリスト データを含むシート（タブ）を非表示にします（移動はしないこと）。

1. フィールド コード（行 1）を非表示にするには:

• 最初の行を選択します。
• [ホーム] タブの、[書式] > [非表示/再表示] > [行を表示しない] をクリックします。

1. リスト　データを含むワークシートを非表示にするには:

• 最初のシート（同席者）以外のすべてのシートを選択します。
• [ホーム] タブの、[書式] > [非表示/再表示] > [シートを表示しない] をクリックします。

ヒント: 最後に保存する前に、セル A3 をクリックしてから保存します。こうしておくと次にこのワークシートを開いたときに A3 が選択されます。A3 はたいていリストのため、A3 が選択されていれば下向き矢印が表示され、ユーザーにこのフィールドがドロップ リストであることがわかりやすくなります。

ヒント: ファイルを保存したら、テンプレートをアップロードする前に、変更内容がすべて Excel 97-2003 ワークブック（*.xls ファイル形式）に保存されていることをテストするために、ファイルを閉じてから再び開きます。互換性のない設定は保存時にファイルから削除されます。

手順: パート 3 - カスタマイズしたワークシートをアップロードする

1. シートをアップロードするには:
2. 前項で説明したように、[同席者のインポートの Excel テンプレート] ページに戻ります。
3. [テンプレートのアップロード] をクリックします。

1. [参照]（またはブラウザによって [ファイルを選択]）をクリックし、カスタマイズされたワークシートを指定します。
2. 複数の言語がある場合は、初めにドロップ リストの言語を選択してからその言語に対するテンプレートをアップロードします。

1. [テンプレートのアップロード] をクリックします。新しいテンプレートが表示されます。

この時点で、[新しい経費]（または [経費]）タブの [同席者] セクションにその言語に対する [インポート] ボタンが有効になります。

必要な言語すべてのテンプレートに同じ手順を繰り返します。

手順: Excel でドロップ リストを作成する

この情報は Microsoft Excel 2010 を基にしています。ほかのバージョンの Excel をご使用の場合は、Excel のオンライン ヘルプで「ドロップダウン リスト」を検索してください。

1. リスト データのためのドロップ リストを追加するには:
2. リスト データを含むシート（タブ）をクリックします。この例では AtnTypeKey です。
3. リスト データを選択します。

1. 名前ボックスに AttType などの範囲名を入力し、Enter キーを押下します。

1. [同席者] タブのセル A3 をクリックします。
2. メニューから [データ] > [データの入力規則] を選択します。[データの入力規則] のダイアログ ボックスが表示されます。

• [入力値の種類] から [リスト] を選択します。
• [元の値] に「=範囲名」を入力します。この例では、「=AttType」と入力します。
  ヒント: 範囲名は「=」から開始する必要がありますので、ご注意ください。
• [OK] をクリックします。

1. セル A3 を A4 から A65536 までコピーします。
   
   ヒント: A3 から列の最後のセルまでコピーするには以下の操作を行います。

• A3 をクリック
• コピー
• A4 をクリック
• CTRL +SHIFT +下向き矢印のキーを押下
• 貼り付け

1. すべてのリストに対して同じ手順を行ってください。

ステップ 9: 同席者のリストをインポートする

会社のための同席者リスト（たとえば、会社の顧客リストや従業員のリストなど）をインポートすることができます。インポートしたリストが同席者リストに表示されるため、一貫性に欠ける可能性のある手入力をする必要がありません。インポート機能を使って同席者情報を変更したり、同席者を削除することもできます。

• 同席者のリストをインポートするには、インポート/抽出の仕様「同席者インポート、バージョン 2（製品共通）」をご参照ください。

重要: 既存のシステムで同席者のインポートを使用する

同席者のインポートを既存のシステム（すでに同席者のあるシステム）で使用する場合は、「既存のシステムに同席者インポートを実装するヒント」をご参照ください。

外部 ID - インポートによる変更と削除に必須

外部 ID はインポートを経由して同席者を変更（または編集や削除）する際に必要です。多くの場合、外部 ID は会社が生成した一意の識別子であり、最初の同席者インポートでインポートされます。ただし、Concur Expense ユーザーが手入力で追加した同席者には外部 ID がありません。この情報がない場合、インポート経由で同席者の情報を変更および削除することができません。

この問題を解決するため、各同席者に対してシステムに外部 ID を自動的に生成させ、外部 ID が空欄にならないようにすることができます。

設定

この機能をアクティブ化するには、[同席者] ページの [設定] タブにある [ユーザーが新規同席者を作成したときに外部 ID を生成] を選択します。

外部 ID を抽出する

すべての同席者の外部 ID を取得する（インポートで使用できるようにするため）には、標準の同席者詳細抽出から収集します。

• [標準の同席者詳細抽出] があらかじめ有効になっていれば、ファイルはその他の抽出ファイルとともに利用可能になります。
• 有効になっていない場合は、SAP Concur サポートにご依頼ください。
• インポート/抽出の仕様「同席者インポート、バージョン2（製品共通）」をご参照ください。

経費エントリに関連する同席者情報の履歴を維持する

概要

既定では、同席者情報の履歴は記録されていません。現在の同席者情報（マスター レコード）のみが利用可能です。ここで説明する設定手順に従って、その時点の同席者情報を関連する経費情報とともに保存することができます。

同席者情報（名前や役職）は時とともに変わる可能性があります。この機能を使用すると、同席者が経費エントリに添付された時点の同席者情報が保存され、マスター レコードに変更があった場合でも変更されません。

設定変更を依頼する

この設定の変更を依頼するには、Concur サポート に変更依頼を提出してください。

既存のシステムに同席者のインポートを実装するヒント

ユーザー入力のリストから同席者の管理リストへの変更

（インポートをまだ使用していない）既存のシステムでは、Concur Expense ユーザーが自分を含めて使用する同席者をすべて入力することがほとんどです。つまり、ほかのアプリケーションからインポートしようとしている同席者の多くはすでにシステムに存在しており、また何度も存在することになる可能性が高いということです。

インポートしたリストで作成した新しい同席者リストから新しく始めるには、以下の手順に従ってください。

同席者としての従業員を同席者の管理リストに変更する

従業員に関連する同席者タイプは 2 つあります。

• 従業員: 古いバージョンでは、経費精算ユーザーが自分を含めて使用する従業員同席者を入力しなければなりませんでした。つまり、従業員同席者の多くはすでに複数回にわたってシステムに存在しているということになります。
• この従業員: システムは自動的に各 Concur Expense ユーザーに対してレコードを自動生成しますが、従業員が次のアクションを行うときの一度のみです。
• 既定で従業員の追加が必須とされている新しい経費フォームを開くとき。
• [新しい経費]（または [経費]）タブの [同席者] セクション、またはプロファイルで「この従業員」の同席者タイプ検索を完了したとき。
• [新しい経費]（または [経費]）タブの [同席者] セクションまたはプロファイルでお気に入り検索またはクイック検索を完了したとき。

すべてのユーザーが共有し経費で使用することができる、包括的で役立つ従業員リストの作成は、次の手順で行います。

付録 - 特別な状況 / フォーム / フィールド

フィールド: 選択済フィールドの特別な条件

レポート キー

[レポート キー] フィールド は、会計システム (標準勘定抽出または財務統合) との統合から生じた問題のトラブルシューティングを行う際に Concur Expense の処理者が使用することを目的としています。SAP Concur では、このフィールドを従業員や承認者向けの UI で使用することは推奨していませんが、レポート ID は特定の経費精算レポートの識別子を必要とするすべてのシナリオで使用することを強くお勧めします。

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