Concur Expense: 同席者
設定ガイド
最終更新日: 2023年6月28日
以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。
Expense
Professional/Premium edition
Standard edition
Travel
Professional/Premium edition
Standard edition
Invoice
Professional/Premium edition
Standard edition
Request
Professional/Premium edition
Standard edition
目次
すべての Concur Expense ユーザーが利用可能な同席者機能 1
セクション 3: ユーザーへの表示 - [経費精算レポート] ページ 3
申請から同席者をコピー(Concur Request から) 7
Concur Expense モジュールが金額を分配および再分配する方法 17
セクション 4: ユーザーへの表示 - プロファイル ページ 29
セクション 5: 代理、プロキシ、承認者、および経費処理者 37
ステップ 1: 同席者のフォームとフィールドを定義する 41
ステップ 2: 経費エントリ フォームをコピーダウン用に編集する 52
手順: 除外することで経費タイプに対する同席者タイプを絞り込む 65
手順: 経費タイプに対する既定の同席者タイプを設定する 67
概要: 経費タイプごとに [新規の同席者] ボタンを非表示にする 69
手順: 経費タイプごとに [新規の同席者] ボタンを非表示にする 69
ステップ 5: その他の同席者タイプの追加およびその他の同席者設定 70
手順: パート 1 - 同席者レコードの自動生成が有効になっているか確認する 84
手順: パート 2 - 同席者タイプと従業員の同席者レコード 84
手順: パート 3a - すべての Concur ユーザーの場合、[従業員] 同席者タイプを非アクティブ化する 86
手順: パート 3b - 新しい同席者タイプを追加する 87
手順: パート 4 – SYSEMP 同席者タイプの設定 88
手順: パート 3 - カスタマイズしたワークシートをアップロードする 100
重要: 既存のシステムで同席者のインポートを使用する 104
セクション 7: 経費エントリに関連する同席者情報の履歴を維持する 105
セクション 8: 既存のシステムに同席者のインポートを実装するヒント 106
セクション 9: 付録 - 特別な状況 / フォーム / フィールド 108
改訂履歴
日付 | 注意事項 / コメント / 変更内容 |
|---|---|
セクション 7 の文章およびスクリーンショットを削除しました。サポートへの依頼について追加しました。 | |
2023年5月20日 | 会議の出席者を入力したエントリを作成するために カレンダー eメール (.ics) を転送する機能についての表記を削除しました。 |
2022年5月26日 | ユーザーへの表示 - [経費精算レポート] ページ セクションの 「同席者の個人インポート機能を使用する」 を更新しました。 |
2022年2月09日 | 全体にわたって新しいユーザー エクスペリエンスのスクリーンショットを更新しました。 |
2021年11月22日 | 「メール アドレスと国で従業員を検索」セクションを「同席者の検索」セクションに追加しました。 |
2021年2月25日 | 「セクション 6: 設定 – 概要と手順」の章、ステップ 5 の同席者タイプを非アクティブ化する手順に注意を追加しました。 「その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示」セクションの「列の変更」に注意を追加しました。 |
2021年2月03日 | 「同席者の個人インポート機能を使用する」セクションに同席者のインポートに関する注釈を追加し、より明確な文章にしました。1 回のインポートにつき参加者を 500 人以下にすることをお勧めします。 |
2021 年 1 月 6 日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2020年12月05日 | [同席者フィールド] に関する一般的な注意事項の説明を最初の箇条書きに追加しました。[同席者フィールド] はその他のカスタム フィールドと同様であることを示し、連結リストとして設定されたカスタム フィールドは経費同席者フォームに追加可能であることを説明しています。 |
2020年11月19日 | 「その他の同席者タイプの追加および同席者についての他の設定」セクションで、[同席者の既定検索] フィールドの [詳細のみ] オプションに説明を追加しました。 |
2020年10月17日 | 5,000 件に関する記述を 500 件に修正しました。インポート 1 回あたりのレコード数の制限は 500 件です。「同席者の個人インポート機能を使用する」セクションで軽微な編集を行いました。 |
2020年9月23日 | [レポート キー] フィールドに関する注記を追加しました。 |
2020年9月10日 | 「手順: ステップ 2 – ワークシートの編集」セクションの編集の最終ステップの手順にヒントを追加しました。更新した [データの入力規則] のイメージを「手順: Excel でドロップ リストを作成する」セクションに追加しました。 |
2020年5月27日 | [同席者タイプ] ダイアログのイメージを更新して、新しい [同席者の既定検索] フィールドを含めました。 |
2020年5月04日 | 新しい [同席者の既定検索] フィールドの選択肢に関する情報を追加しました。 |
2020年5月1日 | 新しいフィールドの [同席者の既定検索] を「同席者タイプを設定する」セクションに追加しました。 |
2020年4月9日 | ガイドのタイトル ページで [Authorization Request] チェック ボックスの名前を [Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。 |
2019年12月9日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2019年6月20日 | 同席者の検索制約に関する注意を「同席者の検索」セクションに記載しました。 |
2019年1月17日 | 5,000 件に関する記述を 100 件に修正しました。インポート 1 回あたりのレコード数の制限は 100 件です。 |
2019年1月4日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2018年9月6日 | インポート 1 回あたりのレコード数の制限を 100 件に修正しました。また、重複チェック機能に関する注記を追加しました。 ファイル形式の確認(xlsx 形式ではなく、xls 形式)に関する注記を追加しました。 |
2018年6月13日 | コピーダウンの英語表記を「copy-down」から「copydown」へ変更しました。表紙の日付の変更はありません。 |
2018年4月4日 | 表紙のチェック ボックスを変更しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2018年2月16日 | インポート/抽出の仕様「同席者インポート、バージョン2(製品共通)」のガイド名を更新しました。 |
2018年1月3日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 |
2017年3月6日 | [経費精算レポートの監査ルールのグループ基準フィールド] フィールドに読取専用になった理由について注釈を追加しました。 |
2016年12月14日 | 著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。 |
2016年12月9日 | コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。 |
2016年05月13日 | 英語版の三人称単数 (he/she) を三人称複数 (they) に更新しました。 |
2016年1月24日 | インポート / 抽出の仕様のガイドへの参照を変更しました。その他の内容の変更はありません。 |
2016年1月15日 | 請求書固有の設定に関する情報を追加しました |
2015年9月25日 | Concur に送信される際に使用されるすべてのメール アドレスが [プロファイル] で照合されている必要がある旨を明確にしました。 |
2015年8月14日 | 現行の UI への参照を削除し、内容を全般的に更新しました。 |
2015年7月20日 | 新 UI のスクリーン ショットを更新しました。内容の変更はありません。 |
2015年6月24日 | 「予定表のメールから同席者を追加」セクションを更新し、新 UI のスクリーン ショットに更新しました。 |
2015年6月11日 | (同席者のインポートの)新 UI のスクリーン ショットをいくつか更新しました。内容の変更はありません。 |
2015年4月20日 | 「予定表のメールから同席者を追加」セクションを更新しました。 |
2015年3月26日 | 「予定表のメールから同席者を追加」セクションを更新しました。 |
2015年3月13日 | 「予定表のメールから同席者を追加」を更新し、代理が代理元の代わりに招待をメールする方法を記載しました。 |
2014年12月16日 | 領収書ストア名が削除され、[経費に添付できる領収書] という名称になりました。 |
2014年12月12日 | 「予定表のメールから同席者を追加」セクションを更新しました。 |
2014年11月14日 | 以下の情報を追加しました。
|
過去の改訂履歴を削除しました。 |
この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。
管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス許可がない場合は、社内の SAP Concur 管理者にお問い合わせください。
さらに、このガイドに記載されている作業は SAP Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて SAP Concur サポートにご依頼ください。
会議費や交際費などの一部の経費タイプでは、企業としての理由または法的な理由から、その経費に関連するすべての同席者を Concur Expense ユーザーが特定することが必要になる場合があります。それぞれの同席者を個別にリストしなければならない場合や、人数を入力するだけでよい場合もあります(無記名の同席者数)。
このガイドでは Concur Expense ユーザー、承認者、代理人、プロキシが同席者機能を使用する方法を説明しています。また、管理者がこの機能を設定する方法についても説明します。
Concur Expense ユーザーは、基本的な同席者機能を使用して同席者の追加、編集、表示、および削除ができます。
ユーザーの利便性向上のため、または会社にとって必要な同席者情報を収集しやすくするために、管理者が設定で追加できる豊富な機能を備えています。
一般設定オプションには以下が含まれます。
各「同席者タイプ」に特有の設定は次のとおりです。
各「ポリシーおよび経費タイプ」に特有の設定は次のとおりです。
「経費グループ」に特有の機能は次のとおりです。
その他の設定オプション
このセクションでは、ユーザーが [経費精算レポート] ページを使用して行うことができる作業について説明します。作業の多くは、ユーザーの [プロファイル] ページでも行うことができます。[プロファイル] ページについては本ガイドの「ユーザーへの表示 - プロファイル ページ」をご参照ください。
経費タイプに同席者が必要な場合、[同席者] リンクは、経費の [詳細] タブに表示されます。
ユーザーは [同席者] で以下の操作を行えます。
同席者または同席者グループがすでにユーザーのお気に入り([プロファイル] > [プロファイル設定] > [申請の設定] > [お気に入りの同席者])に登録されている場合に、お気に入りの同席者や同席者グループを経費に追加する方法が 2 つあります。
お気に入りの同席者は [同席者] ページの [最近使用した同席者] と [同席者グループ] の 2 つのタブから経費に追加することができます。
まず、[同席者] リンクをクリックして、[同席者] ページの [追加] をクリックします。[最近使用した同席者] タブをクリックできるようになります。
最近使用した経費に追加された同席者のリストが表示されます。[すべての同席者履歴を検索] リンクをクリックすると、最近使用したすべての同席者のリストを表示したり、検索したりすることができます。
まず、[同席者] リンクをクリックして、[同席者] ページの [追加] をクリックします。[同席者グループ] タブをクリックして、[お気に入り] リンクをクリックすると、すべてのお気に入りの同席者のリストを追加したり、検索したりすることができます。
[お気に入り] ページでは、同席者の追加や検索を行い、同席者を経費に追加できます。
最近使用した同席者やお気に入りの同席者を検索するために、[お気に入り] ページから [検索] フィールドを使用できます。
[検索] フィールドにアクセスするために、以下のリンクを使用できます。
[検索]フィールドでは、同席者の名前を 1 文字以上入力して検索できます。同席者を選択して、[リストに追加] をクリックすると、経費の同席者リストに追加できます。
1 つ以上のグループを選択して [リストに追加] をクリックすると、[同席者グループ] タブから同席者グループを追加できます。
ユーザーは経費精算レポートに関連する申請の同席者を、経費エントリに直接コピーすることができます(そのエントリが同席者を許可している場合)。
申請を開いた状態で、[経費精算レポートの作成] ボタンをクリックして、経費精算レポートに申請を追加します。
Concur Expense が申請エントリに同席者が含まれていることを検知すると、自動的に申請から経費エントリに直接コピーし、入力にかかる時間を節約します。また、申請からコピーした同席者は、もともと Concur Expense に存在する同席者と同様の取り扱いができます。ユーザーが変更を加える場合は、[同席者] リンクをクリックすると、申請からグループを追加、削除、作成したり、同席者をコピーしたりすることができます。
同席者を追加するために [追加] をクリックすると、[同席者の追加] ページで [詳細な検索オプション] をクリックして検索結果を絞り込むことができます。
適切な同席者タイプを選択し、名前などの一部を入力したら [検索] をクリックします。検索結果が表示されます。同席者を選択してから [リストに追加] をクリックすると、経費の同席者リストにその同席者を追加できます。
従業員の同席者の既定の詳細検索表示には、[メール アドレス] フィールドと [国] フィールドが自動的に追加されます。これらのフィルター オプションにより、ユーザーは検索結果を絞り込み、従業員の特定を正確かつ効率的に行えます。
このフィルターは以下の場合に役立ちます。
詳細な検索パラメータを選択することに加えて、[名]、[姓]、または [メール アドレス] フィールドのいずれかを選択する必要があります。これらのフィールドに入力すると、検索が最適化され、関連する結果を返すために使用される条件が絞り込まれます。
検索が実行されると、検索結果ページには [国] 列も含まれ、検索によって返された同席者に関連付けられている国が表示されます。
[メール アドレス] フィールドと [国] フィールドを検索可能なフィールドとして自動的に表示するには、[同席者タイプ] リストで選択した [従業員] オプションを SYSEMP に対応付けする必要があります。
[同席者] 設定の [同席者として従業員の自動作成を許可 (SYSEMP 同席者タイプ)] が有効になっていると、この機能は自動的に表示されます。この設定は、固有のビジネス ニーズを満たすために実装中に明示的に無効化されていない限り、通常は有効化されています。
従業員の同席者タイプ(SYSEMP)の同席者フィールドにコピーダウンを設定できるようになりました。
従業員レコード上に同席者の検索時に便利なフィールド(コスト センター、法人、オフィスの所在地など)がある場合、管理者は従業員レコードから同席者レコードへのコピーダウン機能を使用して追加のフィールドを設定できます。これにより、従業員の検索や、経費にリンクされた同席者の表示に使用する追加情報が提供されます。
この新しいコピーダウン オプションを使用すると、SYSEMP 同席者タイプの同席者データを更新するために同席者インポートを使用する必要がなくなるため、従業員の同席者の管理を簡素化できます。
同席者として選択し、追加するために会社のすべての従業員を検索するようシステム設定することができます(同時にその従業員に対して同席者レコードを自動生成します)。この機能を設定するには(まだ利用できる状態になっていない場合は)、本ガイドの「設定」セクションの「同席者検索ですべての従業員を対象にする」をお読みください。
このシステムは [同席者を検索] タブに [自分のチーム] リンクを表示するように設定できます。[自分のチーム] には以下の方法によって、そのユーザーに関連する従業員のグループが表示されます。
Concur Expense はチームの構造を決定するのに承認階層の構成を利用しています。代理には、代理元のユーザーのチーム メンバーが [自分のチーム] に表示されます。代理本人のチームではありません。
[同席者] ページで [追加] をクリックすると、[最近使用した同席者] タブが自動的に表示されます。
同席者の全リストを確認するために、ページ下部で [すべての同席者履歴を検索] をクリックできます。
同席者を 1 人または複数選択し、[経費への追加] をクリックします。
ユーザー本人が Concur Expense に追加した同席者に限り、同席者情報を編集することができます。それ以外の同席者は、情報の閲覧は可能ですが、編集できません。
[同席者] セクションで目的の同席者の名前をクリックします。[同席者の詳細] ダイアログが表示されます。
編集が完了したら、[保存] をクリックします。
このページには次の情報が(読み取り専用で)表示されます(上図には表示されていません)。
次の点にご注意ください。
設定によって、同席者に割り当てた金額をユーザーが編集できるかどうか、あるいは閲覧できるかどうかを変更することができます。本ガイドの設定セクションで説明しています。
読取専用の総額を表示した同席者セクション:
編集可能な総額を表示した同席者セクション:
経費に同席者が追加されると、システムが自動的に経費の金額を同席者に均等に分配します。
設定によりユーザーに金額の編集が許可されている場合は、[金額] の列をクリックすると必要に応じて値を変更することができます。
[金額] の列の外側をクリックすると、Concur Expense は経費の残金を残りの同席者に均等に再分配します。
金額を変更するときは、次の点にご注意ください。
[同席者] タブで、[同席者の新規作成] リンクを使用して同席者を作成することができます。
[同席者の新規作成] ダイアログが表示されます。
[同席者タイプ] リストの中から目的のタイプを選択します。ページが更新され、選択した同席者タイプに対応するフィールドが表示されます。
残りのフィールドを完成させ、[保存] または [保存してさらに追加] をクリックします。
Concur Expense が同席者の重複をチェックします。重複らしき同席者が見つかると、既存の同席者情報を使用するか(追加した同席者は同一人物である)、または同席者の追加を続けるか(追加した同席者は同一人物ではない)、いずれかを選択するようユーザーに促します。
新しい同席者が経費に追加されます。また、ユーザーのお気に入りリストにも追加されます。
次の点にご注意ください。
既定では、[新規の同席者] ボタンはユーザーの画面に表示されます。管理者は、[同席者] セクションでこのボタンを非表示に設定して、ユーザーに同席者を追加させないようにすることができます。そうすることにより、確実にユーザーは先に同席者を検索し、システムにその同席者がいないことを確かめることができます。
目的の同席者のチェック ボックスを選択し、[削除] をクリックします。同席者が経費から削除されます。
同席者を経費から削除しても、ユーザーのお気に入りリストからは削除されません。金額が再分配されます。詳しくは、本ガイドの「Expense が金額を分配、再分配する方法」をご参照ください。
ユーザーは経費精算レポートにある既存の経費を使って同席者グループを作成することができます。レポートは提出、未提出を問いません。これを行うには、目的の同席者を複数選択して [グループの作成] をクリックします。
[グループの作成] ダイアログでグループ名を入力し、[保存] をクリックします。
ユーザーは同席者を欠席扱いにすることができます。たとえば、3 人の同席者がいるイベントが企画され、300 ドルで前払いしたと仮定します。この場合、各同席者には 100 ドルずつ割り当てられます。ところが、同席者のうち 1 人が直前にキャンセルしたため、2 名だけ参加しました。既定では、2 名の同席者にそれぞれ 150 ドルずつ割り当てられてしまいます。ただし、[欠席] 機能を使えば、1 人の欠席によってその他の 2 名が正しく 100 ドルずつになることを明示することができます。
「欠席」を使用しないときの総計:
「欠席」を使用したときの総計:
残りの 100 ドルは欠席した同席者に割り当てられません。また、年間総計にも影響を与えません。
この欠席機能は、私費としてマークされた経費や、明細化された経費の「親」にあたる部分には使用することができません。
各同席者を個別にリストする代わりに、同席者の人数のみを入力することが認められている場合もあります。たとえば、ユーザーがある医師に贈答品を1点と、その医師の事務所の従業員に対し、「共同」の贈答品を 1 点購入したとします。
同席者を含むある経費が明細化されていて、かつ明細に同席者をコピーダウンするようシステム設定されていると仮定します。その場合、同席者のある明細には親経費から同席者がコピーダウンされます。最初に明細を作成するとき、親経費に存在する同席者が明細にコピーされます。ユーザーが親経費の同席者に変更を加えた場合(たとえば同席者を 1 名追加)、ユーザーは明細にも変更をコピーするかどうかシステムから確認されます。
この例には 3 名の同席者がおり、明細(150 ドル)の 3 分の 1 (50 ドル)ずつ分配されています。
INCLUDEPICTURE "C:\\Users\\i848053\\AppData\\Local\\Temp\\SNAGHTML359d817.PNG" \* MERGEFORMATINET
ユーザーが第 4 の同席者を親経費に追加すると、明細は自動的に調整されます。この例では、各同席者に明細の 4 分の 1(37.50 ドル)が割り当てられます。
Concur Expense が 4 番目の同席者を明細に追加するとき、個別の同席者の金額を(3 名の同席者から)取り戻して加算し、4 で割ります。ユーザーが手動で金額を調整している場合は、もう一度ご自身で調整する必要がありますのでご注意ください。Concur Expense は金額を均等に分配する動作しか行わないためです。
同席者のサマリーのポップ アップを表示する [同席者] リンクをクリックすると、経費精算レポート ページに同席者情報を表示できます。
[同席者の表示] リンクをクリックすると、同席者の詳細なリストと件数や総額が表示されます。
Concur Expense には、[同席者] セクションのように、同席者の情報が表になっている画面がいくつかあります。
この表には、既定で同席者名、タイプ、会社、および役職が表示されます。管理者はこの情報をカスタマイズすることができます。管理者は以下のいずれかを追加できます。
新しい「表示」設定が作成されると、これをひとつまたは複数の Concur Expense グループに割り当てることによって適用されます。
たとえば、初期設定では [新しい経費](または [経費])タブの [同席者] セクションに [同席者名]、[同席者の役職]、[会社]、および [同席者タイプ] が表示されます。([金額] の列は設定により表示または非表示にできます。)
製薬業界関連のある会社が同席者(医師)が開業している都道府県を把握しておくことを重要視しているとします。そして、その管理者が [都道府県] と名前変更したカスタム フィールドを同席者フォームに追加したと仮定します。管理者は [同席者の詳細] フォームを使用してこの画面で同じフィールドを追加することもできます。
管理者が列の追加や削除を行うと、[プロファイル] 設定、および出席者が経費に登録されているすべてのグリッドに変更内容が表示されます。
同席者の個人インポートは、セミナーや部門会合などのイベントに多数の同席者をリストする必要があるユーザーに便利な機能です。同席者のインポートでは、Microsoft Excel スプレッドシートを使用して、同席者をインポートします。1 回のインポートにつき参加者を 500 人以下にすることをお勧めします。
社内でインポート機能の使用が許可されている場合、Concur Expense が同席者インポート機能を使用するように設定されていれば、[同席者の追加] ダイアログに [同席者のインポート] タブが表示されます。
[同席者のインポート] ボタンをクリックします。[同席者のインポート] ダイアログが表示されます。
このダイアログを使用して Excel ワークシート(同席者フィールドを含む形式)にアクセスし、ローカル コンピューターやネットワークに保存できます。
Excel でワークシートを開き、同席者レコード(上記で推奨したように、500 名まで)を入力し、保存します。
次に完成したワークシートを Concur Expense にインポートします。インポートすると、Concur Expense に同席者情報が表示されます。情報が正しいかどうか確認します。
次に:
次のステップで Concur Expense はエラーをチェックします。たとえば、「必須の」情報が足りないなどのエラーです。エラーのページに表示される同席者はインポートされません。
次に:
次のステップで、Concur Expense はシステムに既存の同席者とワークシートの同席者を比較して、重複らしき同席者がないかチェックします。インポートで重複の可能性がある同席者が識別された場合、ダイアログの [同席者のインポート] セクションに重複の可能性があ
る同席者のリストが表示されます。一度に 1 人ずつ、同席者のインポートの重複同席者が解決されます。
次に:
次の点にご注意ください。
作業が完了したら、[次へ] をクリックします。最終的な [同席者のインポート] ページが表示されます。
このページでは、次の定義を覚えておいてください。
ユーザーが [閉じる] をクリックすると、同席者は経費にインポートされます。
[お気に入りの同席者] に移動すると、[同席者] タブでお気に入りリストを管理できます。経費に新しい同席者を追加すると、お気に入りリストは [同席者グループ] タブの下にも表示されます。
ユーザーは以下の目的でこのタブを使用できます。
このページに表示される以下の情報に注意してください。
情報 | 説明 |
|---|---|
ユーザー名 | このリストにユーザー名が自動的に表示されます(設定による)。 |
年間総計 | このページには必ず同席者名、役職、会社、同席者タイプが表示されます。会社の設定によって [年間総計] の列も表示される場合もあります。その場合は:
注意: [同席者] タブに総計の列を追加する方法は 2 つあります(どちらも本ガイドの設定セクションで説明しています)。
|
監査アイコン | その同席者に対して監査ルールの規定外フラグが生じた場合、赤い監査アイコンが表示されます。 |
お気に入りの同席者リストに新しい同席者を追加するには、[新規の同席者] をクリックします。[同席者の追加] ページを完成させ、[保存] または [保存してさらに追加] をクリックします。
ユーザー本人が Concur Expense に追加した同席者に限り、同席者情報を編集することができます。そのためには、[同席者] タブでいずれかを選択します。
目的の情報を編集し、[保存] をクリックします。
この機能を使用すると、次の場合にのみ Expense から同席者が削除されます。
これ以外の場合、単純にユーザーのお気に入りリストから同席者情報が削除され非表示になります。したがって、[同席者の検索] リンクから検索が可能です。
削除するには、同席者の隣にあるチェック ボックスを選択して [削除] をクリックします。
[同席者の検索条件] エリアを使って自分のお気に入りリストを検索することができます。フィールドを完成させて [検索] をクリックすると検索結果が表示されます。
プロファイルを使ってお気に入りの同席者グループを管理することができます。ユーザーは次のことができます。
次の点にご注意ください。
グループを作成するには、[プロファイル] > [プロファイル設定] > [お気に入りの同席者](左側メニュー) > [同席者グループ] タブの順に進みます。[新規追加] をクリックします。
お気に入りの同席者のリストが表示されます。
グループに含める同席者を選択し、グループ名を [グループ名] フィールドに入力します。
[グループの保存] をクリックします。選択した同席者がグループ内に表示されます。
編集機能を使って以下を行うことができます。
[同席者グループ] タブでグループを選択し、 [編集] をクリックします。
必要な変更を行い、[グループを保存] をクリックします。
グループを削除すると、グループは解消されますが、個々の同席者は引き続きユーザーのお気に入りリストに残ります。ユーザーがお気に入りリストから同席者を削除する際に、その同席者がグループに属している場合は、確認メッセージが表示されます。
削除するには、[同席者グループ] タブでグループを選択し、[削除] をクリックします。
ほかのユーザーにグループのコピーを送ることができます。グループは受信者の [同席者グループ] タブに直ちに表示されます。グループに属す個々の同席者も受信者の [同席者] や [お気に入り] タブに表示されます。
コピーをほかのユーザーに送るには、[同席者グループ] タブでグループを選択し、[コピーの送信] をクリックします。
[選択したグループのコピーを送信] ウィンドウで目的の受信者を選択し、[送信] をクリックします。
次の点にご注意ください。
[プロファイル] から同席者のグリッド(表)にその他の情報を追加することができます。本ガイドの「その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示」で説明しています。
ここで説明する Concur Expense ユーザーのための機能を、代理とプロキシも使用することができます。
管理者がグループ別に同席者タイプを定義している場合、代理またはプロキシはレポートの所有者に代わって同席者の情報にアクセスすることができます。利用可能な同席者タイプはレポートの所有者のグループに定義されたタイプに基づきます。
多くのフォームやフィールドと同じように、同席者のフォームとフィールドも承認者や経費処理者に対して読み取り専用や編集(修正)可能に設定できます。この場合、「修正」とは次のことを指します。
管理者がグループごとに同席者タイプを定義している場合、承認者や経費処理者はレポートの所有者に代わって同席者の情報にアクセスすることができます。利用可能な同席者タイプはレポートの所有者のグループに定義されたタイプに基づきます。
この手順には Concur Expense の構成管理者ロールが必要です。
同席者の拡張機能をご利用のお客様は、次の機能を選択します。追加機能は下記のように適用されます。
同席者機能は下表のとおりです。詳細については以降のページで説明しています。
機能別の設定 | グローバル | 同席者タイプ | 経費タイプ | グループ |
|---|---|---|---|---|
同席者固有のカスタム フィールド 20 個 | X | |||
過去 1 年間の同席者総額を追跡する機能 | X | |||
同席者タイプ別の同席者フォーム | X | |||
同席者リストを共有または非公開にする | X | |||
Expense への新しい同席者の入力をユーザーに許可または禁止する | X | |||
ユーザーが Expense に新しい同席者を追加したとき、重複を Expense にチェックさせる | X | |||
すべての同席者に対し、重複のチェックを実行する | X | |||
Expense が重複のチェックを実行するためのフィールドを定義する | X | |||
各同席者に分配された経費の金額を表示する | X | |||
各同席者に分配された経費の金額を編集する | X | |||
招待したが、参加しなかった同席者を「欠席」として扱う | X | |||
既定で同席者として Expense ユーザーを含める | X | |||
経費タイプごとに [新規の同席者を追加] ボタンを非表示に設定する | X | |||
経費タイプに対する既定の同席者タイプを設定 | X | |||
同席者タイプの一部を除外することによって、経費タイプのために選択できる同席者タイプを絞る | X | |||
人数(無記名の同席者の人数)の入力を許可 | X | X | ||
管理者による他のアプリケーションからの同席者リストのインポート | X | |||
ユーザーによる同席者リストのインポート | X | |||
現在の従業員に対して同席者レコードの自動作成(SYSEMP 同席者タイプ)を許可 | X | |||
同席者総額と頻度に関連する監査ルールの作成 | X | |||
同席者のインポート リストに使用されている場合、外部 ID の自動生成 | X | |||
ユーザー グループ別の同席者タイプの制限 | X | |||
同席者の詳細表示(フォーム)の設定 | X | |||
同席者の検索および外部ソースからのインポート 注意: このオプションは追加の設定が必須です。外部ソースは以下のとおりです。 Concur Salesforce Connector: 設定ガイド「Concur Salesforce Connector」をご参照ください。 Fetch Attendee Web Service: 詳しくは http://developer.concur.com の「Fetch Attendee Web Service」の情報を参照してください。 | X |
ここでは手順の簡単な説明になります。詳細は以降のページをご参照ください。
ステップ 1: 同席者のフォームとフィールドを定義します。
ステップ 2: [経費エントリ フォーム] の [同席者] フィールドを編集します(オプション)。
ステップ 3: [同席者の詳細表示] を設定します(オプション)。
ステップ 5: その他の同席者タイプを追加し、同席者設定を選択します。
ステップ 6: 同席者検索に会社の全従業員を含めます。
ステップ 7: 目的の同席者監査ルールを作成します(オプション)。
ステップ 8: Excel ワークシートを同席者の個人インポートに使用できるよう設定します(オプション)。
ステップ 9: 同席者のリストをインポートします(オプション)。
このステップでは、同席者に使用するフォームを設定します。同席者フォームは必要な数だけ作成することができます。たとえば、必要であれば同席者タイプごと、会社タイプごとに 1 つずつ、または医療従事者 (HCP) 同席者フォームを使用することもできます。
同席者フィールドは次のとおりです。
フィールド名 | 説明 |
|---|---|
同席者数 | この同席者タイプの同席者総数 |
同席者名 | 同席者の名前 |
同席者の役職 | 同席者の業務上の役職 |
同席者タイプ | 業務上の顧客、配偶者など |
会社 | 同席者の会社 |
会社カテゴリ 1 の前年度許可金額 | 選択した経費タイプに対し、前年度、会社全体でその同席者に使った事前承認の総額 |
会社カテゴリ 1 の当年度許可金額 | 選択した経費タイプに対し、当年度、会社全体でその同席者に使った事前承認の総額 |
会社カテゴリ 1 の前年度提出金額 | 選択した経費タイプに対し、前年度、会社全体でその同席者に使った総額 |
会社カテゴリ 1 の当年度提出金額 | 選択した経費タイプに対し、当年度、会社全体でその同席者に使った総額 |
会社カテゴリ 2 の前年度許可金額 | 選択した経費タイプに対し、前年度、会社全体でその同席者に使った事前承認の総額 |
会社カテゴリ 2 の当年度許可金額 | 選択した経費タイプに対し、当年度、会社全体でその同席者に使った事前承認の総額 |
会社カテゴリ 2 の前年度提出金額 | 選択した経費タイプに対し、前年度、会社全体でその同席者に使った総額 |
会社カテゴリ 2 の当年度提出金額 | 選択した経費タイプに対し、当年度、会社全体でその同席者に使った総額 |
作成者別(私的リスト) | 同席者情報の「所有者」を定義します。
|
通貨キー | インポートされた場合は、インポートで定義されたものと同様通貨、ユーザーが同席者を追加した場合は、ユーザーの払戻通貨を使用します。 |
カスタム 1 - 20 | 会社が定義するカスタム フィールドです。 |
同席者エントリ カスタム | カスタム フィールドは現在の経費上の同席者に固有の情報を収集するために使用されます。このデータは [同席者の詳細] 抽出を使用して抽出されます。 |
前年の従業員金額 | 前年に現在のユーザーがその同席者に対して支払った総額
|
当年度の従業員金額 | 当年度に現在のユーザーがその同席者に対して支払った総額
|
従業員カテゴリ 1 の前年度許可金額 | 選択した経費タイプに対し、前年度、現在のユーザーがその同席者に使った事前承認の総額 |
従業員カテゴリ 1 の許可金額 | 選択した経費タイプに対し、当年度、現在のユーザーがその同席者に使った事前承認の総額 |
従業員カテゴリ 1 の前年度提出金額 | 選択した経費タイプに対し、前年度、現在のユーザーがその同席者に使った総額 |
従業員カテゴリ 1 の当年度提出金額 | 選択した経費タイプに対し、当年度、現在のユーザーがその同席者に使った総額 |
従業員カテゴリ 2 の前年度許可金額 | 選択した経費タイプに対し、前年度、現在のユーザーがその同席者に使った事前承認の総額 |
従業員カテゴリ 2 の許可金額 | 選択した経費タイプに対し、前年度、現在のユーザーがその同席者に使った事前承認の総額 |
従業員カテゴリ 2 の前年度提出金額 | 選択した経費タイプに対し、前年度、現在のユーザーがその同席者に使った総額 |
従業員カテゴリ 2 の当年度提出金額 | 選択した経費タイプに対し、当年度、現在のユーザーがその同席者に使った総額 |
外部 ID | インポートされる同席者レコードに必須です。
|
名 | 同席者の名 |
姓 | 同席者の姓 |
前年の合計金額 | 前年に会社全体のすべてのユーザーがその同席者に対して支払った総額
|
当年度の総額 | 当年度に会社全体のすべてのユーザーがその同席者に対して支払った総額
|
ステータス | オーストラリアおよびニュージーランドにおける付加給付税機能で主に使用
|
同席者リストが「私的」の場合、
同席者リストが「共有」の場合、
[作成者別 (私的リスト)] フィールドには 2 つの機能があり、ユーザーに表示されません。これは Concur Expense により次の目的のために使用されます。
このフィールドを [検索] フィールドや [重複の検索] フィールドの一つに含めるかどうかによって、同席者リストが「私的」か「共有」かが最終的に定義されます。
追加説明: [作成者別 (私的リスト)] フィールドは常に非表示であり、また常にユーザー ID が自動入力されています(変更または削除はできません)。そのため、[検索] フィールドや [重複の検索] フィールドに [作成者別 (私的リスト)] フィールドを追加すると、このフィールドは常にこれらの検索に含まれることになります。
サマリー: 目的ごとの説明
同席者の検索 | ||
|---|---|---|
リストのタイプ | 説明 | 設定 |
共有 | 各ユーザーの同席者リストをこの同席者タイプに対して共有にする。 つまり、ユーザーが会社の誰かが作成したタイプ、または会社によってマスター リストからインポートされた同席者を検索できるようにする。 | [フォーム] タブでフォームを定義します。
|
私的 | 各ユーザーの同席者リストを私的にする。 つまり、ユーザーがこの同席者タイプで自身の同席者リストからのみ同席者を検索できるようにする。 | [フォーム] タブでフォームを定義します。
|
重複の検索 | ||
|---|---|---|
リストのタイプ | 説明 | 設定 |
共有 | ユーザーがこの同席者タイプで同席者を追加する場合、ユーザーが会社の誰かが作成したタイプ、または会社でインポートされたマスター リスト内のすべての同席者から Concur が重複を検索できるようにする。 | [管理] > [経費精算] > [同席者]([同席者タイプ] タブ上)をクリックします。
|
私的 | ユーザーが同席者を追加する場合、ユーザーの同席者リスト内のこのタイプの同席者からのみ Concur が重複を確認する。 | [管理] > [経費精算] > [同席者]([同席者タイプ] タブ上)をクリックします。
|
重複した同席者検索のその他のオプション設定 | ||
共有または私的 | 上記の 2 つのオプションは同じ同席者タイプの検索に制限されています。 すべての同席者タイプで重複を検索します。 |
|
[フィールド] タブに表示されている金額フィールドを目的の同席者フォームに追加した場合、そのフィールドは累計のために使用されます(Concur Expense のプロファイルおよび [同席者の詳細を編集] ダイアログ)。
以下は、[顧客] 同席者タイプのための同席者フォームに追加された [当年度の従業員金額] と [当年度の総額] フィールドの例です。
ユーザーが同席者情報(名前、会社、役職など)を手動で入力した場合、たとえば同じ会社の同席者がほかにいれば会社名の入力を繰り返さなければなりません。ただし、システムの設定によって手入力の情報を次の同席者へ自動的にコピー(繰り越し)することができます。
まず、どの同席者フィールドに繰り越し機能を使用するか決定します。
一般的には同席者タイプや会社、カスタム フィールドを繰り越します。
これはユーザーが [プロファイル] > [プロファイル設定] > [お気に入りの同席者] から、または経費から同席者を追加したときに機能します。ただし、ユーザーが [保存して次を追加] をクリックしたときのみ情報が繰り越されます。[保存] をクリックした時は繰り越されません。
この機能はコピーダウンと同様に実行されます。
親経費に入力された同席者(および金額)は同席者のある明細にコピーダウンされます。
設定の手順は次のとおりです。
[フォーム フィールドの修正] ダイアログが表示されます。
経費タイプに対して正しい明細フォームを使用しているか確認します。たとえば、この例では経費タイプ [会議費] は親経費に交際費のフォーム(同席者を含むフォーム)を使用しますが、明細には既定のフォーム(同席者を含まないフォーム)を使用します。同席者をコピーダウンするには、明細に交際費のフォームを使用する必要があります。
このステップは、同席者グリッド(表)における追加情報または表示要素の制限について説明しています(本ガイドの「その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示」参照)。
設定の手順は次のとおりです。
下記の例では、カスタム フィールド(カスタム 01 を [都道府県] に名称変更)を表示に追加します。
次の点にご注意ください。
ユーザーに同席者数の入力を許可する場合は、2 つの設定(経費タイプやポリシー、および同席者タイプ)を併せて使用します。
同席者タイプが少なくとも 1 つ編集可能であれば、経費タイプも少なくとも 1 つが編集可能でなければなりません(逆も同様です)。そうでない場合は、列が表示されることはありません(そのため人数を入力することができません)。
この例では以下を前提とします。
INCLUDEPICTURE "../../../../../../../../../sallyl/AppData/Local/Temp/SNAGHTML95517c.PNG" \* MERGEFORMAT
会議費の各経費タイプには [同席者数] の列が表示されており、かつ:
会議費以外の同席者のある経費タイプには、同席者タイプに関わらず [同席者数] の列が表示されません。
[同席者の詳細表示] フォームに表示される [同席者数] の列は、グリッドの別の場所に移動することが可能です。たとえば、ノートパソコンやネットブックのユーザーがより閲覧しやすくなるよう、左へ動かすことができます。
このフィールドを移動するには、[フォームとフィールド] で [フォーム タイプ] リストから [同席者の詳細表示] フォームを選択します。そして、ほかのフィールド同様に [同席者数] をドラッグ アンド ドロップで新しい位置に移動します。
フィールド | 説明 |
|---|---|
同席者単位のコストを表示 | 各同席者に分配された金額をユーザーに表示するにはこのチェック ボックスを選択(有効に)します。 選択すると、[金額] の列が [新しい経費](または [経費])タブの [同席者] セクションに表示されます。 |
同席者単位のコスト編集をユーザーに許可 | [金額] の列の金額の編集をユーザーに許可するには、このチェック ボックスを選択(有効に)します。 |
「欠席」数の入力を許可 | 招待したが出席しなかった欠席者の人数の入力をユーザーに許可するには、このチェック ボックスを選択(有効に)します。 選択すると、[欠席] のフィールドが [新しい経費](または [経費])タブの [同席者] セクションに表示されます。 |
同席者数の編集をユーザーに許可 | 経費タイプに対して人数(無記名の同席者の数)の入力をユーザーに許可するにはこのチェック ボックスを選択(有効に)します。 選択すると、[同席者数] の列が [新しい経費](または [経費])タブの [同席者] セクションに表示されます。 注意: この機能は同席者タイプの設定と併せて使用します。詳しくは本ガイドの「手順: 同席者タイプを設定する」をご参照ください。 |
既定でユーザーを同席者として含める | このチェック ボックスを選択すると、ユーザーが初めて同席者セクションにアクセスしたときに Concur Expense が自動的にそのユーザーを同席者として追加します(その経費エントリに同席者が誰も割り当てられていない場合)。 同席者が割り当てられている場合、またはユーザー自らが同席者リストから自分の名前を削除した場合は、その後そのユーザーが自動的に追加されることはありません。 |
経費タイプの操作をする際に同席者を間違って選んでしまう可能性をなくすため、管理者は使用できる同席者を絞り込むことができます。ポリシー内で経費タイプの修正をするときに、[同席者タイプを除外] 列で表示する同席者タイプを選択することで制限を実現します。
選択できる同席者の絞り込みは、Concur Expense 内で以下の時点で行われます。
レポートで経費を選択したときに、その経費タイプに対する既定の同席者タイプを 1 つ指定することができます。
[経費タイプのプロパティの修正] ダイアログが表示されます。
既定では、[新規の同席者] ボタンはユーザーの画面に表示されます。管理者は、[同席者] セクションでこのボタンを非アクティブに設定して、ユーザーが同席者を追加できないようにすることができます。そうすることにより、確実にユーザーは先に同席者を検索し、システムにその同席者がいないことを確認できます。
この例では、[航空運賃] の経費タイプに対して [新規の同席者] ボタンを非表示にするポリシーを使用します。
[同席者タイプ] と [設定] の 2 つのページで作業します。
[同席者タイプ] のページでは次の操作ができます。
Concur Expense ユーザーを同席者として自動的に追加する際、Concur Expense はこの同席者タイプを使用します。これはシステムの同席者タイプのため、非アクティブ化することはできません。
[同席者タイプの編集] ページでは次の操作ができます。
フィールド | 説明 |
|---|---|
同席者タイプ | この従業員 |
同席者タイプ コード | SYSEMP、編集不可 |
経費同席者フォーム | 既定の同席者フォーム |
重複を検索するためのフィールド | [外部 ID] と [作成者別(私的リスト)] |
このタイプの同席者の追加をユーザーに許可 | × 編集不可 |
このタイプの数の編集をユーザーに許可 | × 編集不可 |
[管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] > [同席者] の順にクリックします。[同席者] ページが表示されます。
[同席者タイプ] ダイアログが表示されます。
INCLUDEPICTURE "../../../../../../../../I846529/AppData/Local/Temp/SNAGHTML59f3e78.PNG" \* MERGEFORMAT
フィールド | 説明 |
|---|---|
同席者タイプ名 | 必要に応じて名前を変更します。 |
同席者タイプ コード | 必要に応じてコードを変更します。コードは 1 から 8 文字の英数字ですべて大文字です。スペースは使用しません。 |
経費同席者フォーム | 目的の同席者フォームを選択します。 |
重複を検索するためのフィールド | 重複をチェックするために使用するフィールドを選択します。 注意:
|
同席者検索のデータ ソース | このタイプの同席者を検索する際に使用するデータ ソースを選択します。 注意: このフィールドは Fetch Attendee Callout で使用されます。この Callout を利用している場合は、[Web サービス管理者] の [アプリケーション コネクタを登録] ページで設定したシステムを選択してください。
|
同席者の既定検索 | この同席者タイプを検索する際は、操作性を最適化するために既定の検索を選択します。 既定(簡易) – 先行入力フィールドが表示され、同席者の姓名を入力し、詳細な検索にアクセスできます。 既定(詳細) – 詳細オプションが表示され、簡易検索にアクセスできます。 詳細のみ – 詳細な検索が可能となりますが、簡易検索はできなくなります。このオプションは外部の同席者の検索 (API) を行う場合、または非常に多くの同席者がいて、簡易検索の反応が遅かったり、簡易検索が使用できない場合に必要になります。 注意: [同席者の既定検索] 設定はすべての経費管理者が利用できますが、この設定による変更は新 UI でのみ表示されます。現行のレガシー UI をお使いのエンドユーザーには、管理者が同席者タイプごとに既定検索として設定するものに関係なく、引き続きクイック検索をデフォルトとして表示します。 |
このタイプの同席者の追加をユーザーに許可 | この同席者タイプの同席者の追加をユーザーに許可するには、このチェック ボックスを選択します。 注意: Fetch Attendee Callout をご使用の場合、このチェック ボックスは空欄になり編集できません。 |
このタイプの数の編集をユーザーに許可 | この同席者タイプに対して人数(無記名の同席者の数)の入力をユーザーに許可するには、チェック ボックスを選択してください。 重要: このオプションは経費タイプの設定と併せて使用します。詳しくは本ガイドの「同席者数の設定について」をお読みください。 |
同席者タイプの非アクティブ化について、以下のことに注意してください。
[設定] タブでは以下の操作ができます。
プロファイルで [年間総計] の列を表示する選択をした場合は、次の事柄に注意してください。
システムが同席者の総額を取り扱う際に通貨の換算が必要な場合があります。各同席者に分配された金額は、ユーザーの払戻通貨で計算されます。同席者の通貨がユーザーの払戻通貨と異なる場合は、システムは(ユーザーの払戻通貨での)金額を同席者の通貨に変換します。換算を正常に行うためには、適切な為替レートをインポートしてください。
フィールド | 説明 |
|---|---|
同席者あたりの年間コスト総額に含める経費タイプ | 同席者に対する年間総計を計算する際に含める経費タイプを選択します。 注意: 経費タイプを全く選択しない場合、年間総計は計算されません。 |
同席者あたりの年間コスト総額に請求書処理の経費タイプを含める | 請求書のみ: 管理者がこの設定を選択した場合、以下で選択されたすべての経費タイプが同席者あたりの年間総計に含まれます。この設定は、既定で空欄(無効)になっています。 |
同席者あたりの年間コスト総額に含める請求書処理の経費タイプ | 請求書のみ: この設定は管理者が選択可能なすべての経費タイプのリストを含みます。管理者がこのリストから 1 つまたは複数の経費タイプを選択する場合、これらの経費タイプの金額は指定の同席者の合計に含まれます。 |
高度な検索オプションで [自分のチーム] を表示 | 同席者の検索の際に、[自分のチーム] タブを選択してユーザーに表示します。[自分のチーム] タブは以下の従業員を含みます。
注意:
|
ユーザーが Concur にメール(*.ics ファイル)を送信して会議の同席者を追加することを許可する | サポートしていません。 |
暦年の同席者総額を表示 | 必要に応じて選択します。 |
同席者タイプのグループ管理の有効化 | 複数のユーザー グループが使用できる同席者タイプを定義するには、これを選択します。
|
同席者タイプ間で重複している同席者の有無を確認する | 同席者の重複チェック範囲を、すべての同席者タイプに拡張するには選択してください。重複チェックを同じタイプの同席者に限定しておきたい場合はチェック ボックスを空欄にします。 注意: すべての同席者タイプの重複チェック フィールドが同じであるときのみ、システムは同席者タイプ間の重複チェックを行うことができます。 |
同席者として従業員の自動作成を許可する(SYSEMP 同席者タイプ) | 初期設定でオンになっています。必要に応じて変更してください。 注意: システムは自動的に各 Concur Expense ユーザーの同席者レコードを自動生成します。ただしユーザーが次のアクションを行うときの一度のみです。
ユーザーが同席者リストに追加されると同時に、[外部 ID] フィールドにユーザーの従業員 ID が自動入力されます。
|
ユーザーが新規同席者を作成したときに外部 ID を生成 | 外部 ID をシステムに作成させるには、これを選択してください。
|
経費精算レポートの監査ルールのグループ基準フィールド | 監査ルールのための同席者情報を総合する際に使用するカスタム フィールドを選択してください。フィールドを何も選択しない場合は、すべての経費が使用されます。 注意: 選択肢が保存されると、このフィールドは読取専用になります。これはシステムの既定動作で、すでに発生した総計はこの設定に基づいています。総計は期間にわたって計算されるため、これを変更すると発生済の値に重大な影響を及ぼすことになります。変更が必要な場合は、Concur サポートへお問い合わせください。 |
同席者総額のカテゴリ グループ 1 同席者総額のカテゴリ グループ 2 | 同席者に対する年間総計を計算する際に含める経費タイプを選択します。 2 つの異なる経費タイプのグループを作成できます。作成後に [同席者詳細] ダイアログに総計フィールドを追加することができます。
注意: タイプが設定された後は、このページで変更することはできなくなります。変更を行うには、SAP Concur サポートにお問い合わせください。同席者情報が保存された後でこのページに変更を加えても、同席者総額は新しいタイプで更新されません。変更の後で作成された新しい同席者はすべて、年間総計に新しいタイプを使用します。 |
管理者は同席者タイプを特定のグループに定義(または制限)することができます。これを行うと、ユーザーのグループに指定された同席者タイプだけが追加、編集、表示または検索の対象になります。たとえば、営業グループのユーザーは顧客の同席者を選択したり管理したりすることができますが、営業グループ以外のユーザーはできません。
このように、(より厳密に言えば)ほかのグループには制限された同席者タイプを表示しません。
設定には次の 2 つのパートがあります。
[欠席] と [この従業員] はシステム同席者タイプで非アクティブ化できないため、それ以外のすべての同席者タイプが表示されます。
すべてのタイプがアクティブ化/非アクティブ化できるわけではありません。次のことに注意してください。
会社の全従業員を同席者検索の対象にし、選択およびレポートへの追加を簡単にすることができます。従業員が追加されるときに既存の同席者レコードがない場合は、レコードが自動的に作成されます。
このステップでは、同席者レコードを自動作成する設定が有効になっているかどうかを調べます。
このステップでは、既存の同席者タイプ [従業員] の名前を変更し、よりわかりやすい名前の参加者として保存します。
同席者検索で検索するすべての従業員が Concur ユーザーであるとわかっている場合は、ステップ 2 で「従業員(Concur を使用していない)」と名前変更した同席者タイプを非アクティブ化し、検索対象から外すのが最も効率的です。
一定期間の生産データを収集した後にこの変更を行う場合は、この同席者タイプを非アクティブ化して新しい同席者タイプを作成することをお勧めします。すべての既存の従業員同席者タイプ レコードを非アクティブ化することによって、従業員同席者レコードをユーザー全体で「新たにスタート」することができます。
既存のすべての同席者レコード、および重複するレコードを非アクティブ化する利点は、従業員ごとに 1 つのレコードを標準化することです。これによりレポート データがより整理され、同席者ロールの従業員の使用精度を高めます。難点は、前述のとおり、お気に入りの同席者リストをもう一度作成し、レコードを同席者グループに追加し直さなければならないことです。
このステップでは、ステップ 3a で非アクティブ化した同席者タイプと全く同じ名前を使って新しい同席者タイプを追加します。
このステップでは、SYSEMP 同席者タイプを同席者検索の対象に設定します。
考察: ここでは、この目的のために作成し共有リストとして設定した同席者フォームを利用できます(つまり、[フォームの修正] のフォーム検索属性に [作成者別] を選択することはできません)。[従業員] のための特別な同席者フォームを作成していない場合は、既定の従業員同席者フォームが正しく同席者検索のために共有リストに設定されます。
下図のようなダイアログ ボックスが表示されます。
従業員 (SYSEMP) 同席者タイプは自動的にお客様の同席者リストに従業員を追加するために使用されます。そのためユーザーはほかの従業員同席者を素早く見つけることができます。会社の要件によっては、請負業者など、会社の従業員ではない人のユーザー アカウントを作成するケースもあります。
規定やお客様の要件などの理由で、従業員ではないユーザーの正確な同席者タイプを明確に定義できる方法が必要です。この解決方法は、従業員ではないユーザーを割り出すためにプロファイル(従業員)フィールドを使用します。従業員ではないユーザーの取り扱いは次のとおりです。
この機能のご利用をご希望のお客様は、SAP Concur サポートにお問い合わせください。Concur が下記のように [非従業員] フィールドをプロファイル(従業員フォーム)に追加します。
その後、お客様は次の操作が可能です。
Concur が下記の設定とアクティブ化を行います。従業員フォームに新しいフィールド [非従業員] を追加し、従業員管理者がこのフィールドを編集できるようにします。
同席者にフラグを立てるための監査ルールを作成することができます。たとえば次のようなものがあります。
対象の従業員に適用される金額と頻度の総計は、経費エントリとともに保存されます。会社全体に適用される金額と頻度の総計は、経費エントリおよび同席者レコードとともに保存されます。
この機能をアクティブ化するには(また、必須のテンプレートを設定するには)、管理者は制限付きまたは制限なしの Concur Expense の構成管理者ロールが Concur Expense で付与されている必要があります。
設定の手順は以下のとおりです。
パート 1: 基本のテンプレート ワークシートを生成することからプロセスを開始します。
パート 2: テンプレートを編集します。たとえば、リスト データを構成するものなどにします。
パート 3: 完成したワークシートをアップロードします。
完成したワークシートをアップロードすると、[新しい経費](または [経費])の [同席者] セクションに [インポート] ボタンが表示され、使用できるようになります。
ワークシート ファイルを開きます。
Excel ファイルにはそれぞれ、少なくとも 1 つのワークシート(タブ)が含まれています。先頭のシートは [同席者] という名前です。その他のシートにはドロップ リスト データが含まれることがあります。
[同席者] シートには以下が表示されます。
この行のセルは編集しないでください。セルが変更されると、インポートが失敗します。設定の途中で、これらのフィールド コードやその他のワークシートを使用してドロップ リスト フィールドを作成します。
これらはユーザーに表示するためのフィールド名(列見出し)です。必須フィールドの編集が主要な作業です。
次の作業を行う必要があります。
ユーザーが同席者データを入力または(ドロップ リストから)選択するセルです。編集作業にはリスト データやその他のフィールドの書式設定が含まれます。
テンプレート ワークシートには各リストの最初の 100 項目のみ提供されています。したがって:
テンプレートの同席者フィールドにほかの書式設定(数字のみやフィールド長の制限など)が必要になることはほぼありません。ただし、次のことに注意してください。
書式設定が完了したら、フィールド コード(行 1)とリスト データを含むシート(タブ)を非表示にします(移動はしないこと)。
ヒント: 最後に保存する前に、セル A3 をクリックしてから保存します。こうしておくと次にこのワークシートを開いたときに A3 が選択されます。A3 はたいていリストのため、A3 が選択されていれば下向き矢印が表示され、ユーザーにこのフィールドがドロップ リストであることがわかりやすくなります。
ヒント: ファイルを保存したら、テンプレートをアップロードする前に、変更内容がすべて Excel 97-2003 ワークブック(*.xls ファイル形式)に保存されていることをテストするために、ファイルを閉じてから再び開きます。互換性のない設定は保存時にファイルから削除されます。
この時点で、[新しい経費](または [経費])タブの [同席者] セクションにその言語に対する [インポート] ボタンが有効になります。
必要な言語すべてのテンプレートに同じ手順を繰り返します。
この情報は Microsoft Excel 2010 を基にしています。ほかのバージョンの Excel をご使用の場合は、Excel のオンライン ヘルプで「ドロップダウン リスト」を検索してください。
会社のための同席者リスト(たとえば、会社の顧客リストや従業員のリストなど)をインポートすることができます。インポートしたリストが同席者リストに表示されるため、一貫性に欠ける可能性のある手入力をする必要がありません。インポート機能を使って同席者情報を変更したり、同席者を削除することもできます。
同席者のインポートを既存のシステム(すでに同席者のあるシステム)で使用する場合は、「既存のシステムに同席者インポートを実装するヒント」をご参照ください。
外部 ID はインポートを経由して同席者を変更(または編集や削除)する際に必要です。多くの場合、外部 ID は会社が生成した一意の識別子であり、最初の同席者インポートでインポートされます。ただし、Concur Expense ユーザーが手入力で追加した同席者には外部 ID がありません。この情報がない場合、インポート経由で同席者の情報を変更および削除することができません。
この問題を解決するため、各同席者に対してシステムに外部 ID を自動的に生成させ、外部 ID が空欄にならないようにすることができます。
この機能をアクティブ化するには、[同席者] ページの [設定] タブにある [ユーザーが新規同席者を作成したときに外部 ID を生成] を選択します。
すべての同席者の外部 ID を取得する(インポートで使用できるようにするため)には、標準の同席者詳細抽出から収集します。
既定では、同席者情報の履歴は記録されていません。現在の同席者情報(マスター レコード)のみが利用可能です。ここで説明する設定手順に従って、その時点の同席者情報を関連する経費情報とともに保存することができます。
同席者情報(名前や役職)は時とともに変わる可能性があります。この機能を使用すると、同席者が経費エントリに添付された時点の同席者情報が保存され、マスター レコードに変更があった場合でも変更されません。
この設定の変更を依頼するには、Concur サポート に変更依頼を提出してください。
(インポートをまだ使用していない)既存のシステムでは、Concur Expense ユーザーが自分を含めて使用する同席者をすべて入力することがほとんどです。つまり、ほかのアプリケーションからインポートしようとしている同席者の多くはすでにシステムに存在しており、また何度も存在することになる可能性が高いということです。
インポートしたリストで作成した新しい同席者リストから新しく始めるには、以下の手順に従ってください。
ステップ # | 説明 | 参照先 |
|---|---|---|
1 | このリストに対する同席者タイプの名前を定義します。同席者タイプ名は一意の名前にしてください。 ヒント: 既存の同席者タイプと同じ名前にする場合は、既存の同席者タイプの名前を変更してから新しい同席者タイプを作成し、目的の名前を付けることをお勧めします。 | 本ガイドの「手順: 同席者タイプを設定する」 |
2 | 同席者タイプ リストへの新しい同席者の追加をユーザーに許可するかどうか決定します。このリストを管理する場合は、ユーザーが新規同席者を追加できないよう、オフにしておきます。 | |
3 | インポート ファイルを作成し、同席者のリストをインポートします。 | インポート/抽出の仕様「同席者インポート、バージョン 2(製品共通)」 |
4 | 古い同席者タイプを非アクティブ化します。それにより、すべてのユーザーの同席者リストからこのタイプの同席者が削除されます。ただし、これらの同席者を使用した経費においてはその情報を引き続き確認することができます。 | 本ガイドの「手順: 同席者タイプを設定する」 |
従業員に関連する同席者タイプは 2 つあります。
すべてのユーザーが共有し経費で使用することができる、包括的で役立つ従業員リストの作成は、次の手順で行います。
ステップ # | 説明 | 参照先 |
|---|---|---|
1 | 従業員同席者レコードのためのデータを含んだインポート ファイルを作成し、そのリストをインポートします。これにより [同席者] セクションにまだアクセスしたことのない従業員のレコードが作成されます。また、各従業員同席者レコードの追加の詳細情報も作成されます。 インポート ファイルの作成時:
注意: Concur Expense を使用している従業員だけでなく、同席者として使用される従業員をすべてインポートするようにしてください。それによって Concur Expense ユーザーが検索や選択ができる包括的な従業員同席者リストを作成することができます。現在は Concur Expense ユーザーではない従業員が将来ユーザーになる場合、同席者関連情報を正しい従業員へリンクするときに従業員 ID が使用されます。 | インポート/抽出の仕様「同席者インポート、バージョン 2(製品共通)」 |
2 | [この従業員] 同席者タイプを設定します。 | |
同席者タイプ名は一意の名前にしてください。既存の [従業員] 同席者タイプと同じ名前を使用したい場合は、まず既存の [従業員] 同席者タイプの名前を変更してから [この従業員] を [従業員] に変更してください。 | 本ガイドの「手順: 同席者タイプを設定する」 | |
| 本ガイドの「同席者の私的リストと共有リストの違い」および「手順: 同席者のフォームとフィールドを設定する」 | |
3 | 古い [従業員] 同席者タイプを非アクティブ化します。それにより、すべてのユーザーの同席者リストからこのタイプの同席者が削除されます。ただし、これらの同席者を使用した経費においてはその情報を引き続き確認することができます。新しい経費を作成するユーザーは新しい [この従業員] 同席者タイプの下で従業員同席者レコードを検索して使用します。 | 本ガイドの「手順: 同席者タイプを設定する」 |
4 | 新しい [従業員] 同席者タイプを共有リストに変更します。
| 本ガイドの「同席者の私的リストと共有リストの違い」 |
[レポート キー] フィールド は、会計システム (標準勘定抽出または財務統合) との統合から生じた問題のトラブルシューティングを行う際に Concur Expense の処理者が使用することを目的としています。SAP Concur では、このフィールドを従業員や承認者向けの UI で使用することは推奨していませんが、レポート ID は特定の経費精算レポートの識別子を必要とするすべてのシナリオで使用することを強くお勧めします。
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